Служебное расследование недостачи
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное расследование недостачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Формулировки в теле документа будут зависеть от специфики сферы работы предприятия, а также от вида нарушения. В любом случае заполняющему акт необходимо придерживаться делового тона, не быть голословным. Для того чтобы бумага имела вес, в ней должны приводиться точные и достоверные данные.
Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
Служебное расследование (служебная проверка) – процедура серьезная. Для доказательства мелких нарушений она не затевается. Часто с нарушителем корпоративного спокойствия достаточно провести профилактическую беседу. Если же есть подозрения в том, что сотрудник нанес организации значительный материальный ущерб или использовал свои служебные полномочия в корыстных целях, то стоит перейти к строгим мерам. Факт прогула также подтверждается результатами служебного расследования.
Кроме того, к дисциплинарным нарушениям, за проверку которых возьмется специальная комиссия, относятся уклонение от медицинского освидетельствования (для работников некоторых профессий) и прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказ от заключения договора о полной материальной ответственности, если это является основной трудовой функцией работника.
Регламент проведения служебных расследований
Частично СР регламентируется трудовым кодексом, частично каждой отдельной организацией. Ниже разберем рекомендуемый ТК порядок проведения служебного расследования на предприятии. Его полезно соблюдать на случай судебных разбирательств. Иногда СР доходит до суда, а на суде соблюденный регламент и необходимые документы помогут вам отстоять свою правоту.
Решение о служебном расследовании принимает директор
Для этого он подписывает приказ. Если проведение служебного разбирательства инициирует другой сотрудник, он пишет на имя директора служебную записку, в которой описывает нарушение. В случае с Павлом служебная записка может выглядеть так:
Генеральному директору ООО «Спортишы»
Иванову Ивану Ивановичу
Служебная записка
Довожу до вашего сведения, что 28 сентября в 14:00 продавец Павел продал покупателю два велосипеда на сумму 40 000 рублей без чека. Предлагаю провести служебное расследование.
Уборщица Наталья
Когда проводится служебное расследование
При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.
Как правило, такая проверка проводится в случаях:
- недостачи при инвентаризации;
- жалобы со стороны клиентов или персонала;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
- нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
- разглашения коммерческой информации;
- нанесения материально ущерба организации или работникам;
- получения и дачи взятки;
- иных злоупотреблений.
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.
Если на предприятии выявляются проблемы, которые мешают нормальному порядку работы, то обязательно требуется проведение проверочных мероприятий для выявления причин нарушений, определения виновного человека и оценки последствий.
Перечень ситуаций, когда проводятся подобные проверочные мероприятия, можно определить условно. На практике это происходит в следующих случаях:
- недостачи, выявленные по итогу инвентаризации;
- поступление жалобы со стороны работника или клиента;
- нарушение сотрудником положений трудового договора, правил внутреннего распорядка, должностной инструкции;
- нарушение правил, предусмотренных локальными актами, например, техники пожарной безопасности;
- разглашение коммерческой тайны;
- причинение предприятию материального ущерба;
- взятка, независимо, зафиксировано получение или дача таковой.
Представленный перечень неисчерпывающий. Причиной расследования могут стать и другие нарушения со стороны работников.
Говоря о мерах ответственности, которые ожидают работника в случае вынесения комиссией соответствующего решения, их характер зависит от вида проступка. Последствия могут быть несерьезными, в виде выговора или предупреждения, а также приводящими к уголовной ответственности.
С позиции трудового законодательства к сотруднику, нарушившему дисциплинарный порядок, могут быть применимы предупреждение, выговор и увольнение. Расторжение трудового договора допустимо не с первого проступка, за исключением некоторых случаев, например, прогула.
Еще один виде ответственности – материальная. Здесь предполагается взыскание ущерба, который причинил сотрудник. Порядок определяется также согласно ТК РФ (ст. 248) и предусматривает взыскание с работника суммы, не превышающей его среднемесячный заработок. Если ущерб крупный, то возможно удержание денег в несколько этапов.
Как оформляется факт выявления недостачи ТМЦ – документальное оформление и образцы документов
В процессе пересчета материальных ценностей на предприятии может выявиться несовпадение между количеством товара по факту и согласно документации организации.
Тогда для руководителя очень важно прояснить ситуацию и получить от ответственного сотрудника все объяснения, кроме этого нужно оформить необходимые документы, в том числе сличительные ведомости, предназначенные для фиксирования объема недостачи или излишка.
Служебное расследование по Трудовому кодексу: алгоритм
Порядок действий при осуществлении расследования:
1. Создание комиссии и издание приказа. Обычно в комиссии состоит не меньше 3 человек: например, юрист, экономист и кадровый работник.
2. Непосредственная работа комиссии с изучением всех сторон дела, сбором доказательств, опросом свидетелей и т.д.
3. Если известен виновный сотрудник, он пишет объяснительную записку.
4. Подготовка акта расследования и его подписание всеми участниками разбирательства.
При расследовании устанавливаются обязательные моменты, без которых взыскание ущерба невозможно:
- причинен ли фактический ущерб и в каком размере,
- наличие материальной ответственности по статье 239 ТК РФ,
- присутствие виновных действий или бездействия работника,
- наличие связи между действиями (бездействием) работника и наступившими последствиями.
Конкретный срок проведения служебного расследования по ТК РФ не предусмотрен. Законодатель не ограничивает в этом работодателя, однако, устанавливает ряд правил.
Согласно ст. 193 ТК РФ предусмотрены следующие оговорки относительно сроков служебных проверок:
- Применить дисциплинарное взыскание к сотруднику можно не позднее одного месяца с момента выявления нарушений. Можно сделать вывод, что расследование не должно выходить за указанные временные рамки.
- Сотрудник обязан дать объяснение по поводу проступка не позднее двух дней с момента предъявления претензии со стороны работодателя. Отказ фиксируется документально.
Как составить документ
Формулировки в теле документа будут зависеть от специфики сферы работы предприятия, а также от вида нарушения. В любом случае заполняющему акт необходимо придерживаться делового тона, не быть голословным. Для того чтобы бумага имела вес, в ней должны приводиться точные и достоверные данные.
Начинается акт стандартно: с указания реквизитов предприятия. Обычно его печатают на бланке организации. В середине находится наименование документа, ниже – город и дата составления.
Основная часть приложенного примера заполнения акта содержит:
- Основание. В этой графе должна приводиться ссылка на приказ о формировании комиссии.
- Перечисление должностей и ФИО председателя и членов комиссии в графах «составлен комиссией».
- Дату, когда началось описываемое действие (нарушение).
- В чем состоит суть предъявляемых претензий.
- Какие действия были приняты обвиняемым.
- Кто еще мог принимать участие в описываемых действиях.
- Выводы комиссии. Чаще всего они формулируются как виновность конкретного лица в прогуле, растрате или ином проступке. При этом меры наказания в акте не перечисляются. Принятие такого рода решения – за руководителем организации. В особо сложных ситуациях все бумаги передаются в судебные инстанции.
Правила составления акта служебного расследования
Конечно, то, как текст документа будет сформулирован, во многом зависит от типа нарушения и сферы работы организации. Также можно использовать свободную форму заполнения. Однако все же рекомендуется заполнять документ в деловом стиле. Естественно, здесь должны быть указаны достоверные и точные сведения.
Как уже было сказано, меру наказания определяет именно управленец компании. Однако бывают особо сложные ситуации, например, происшествия со смертельным исходом, или хищения на крупные суммы. В этом случае вся документация, среди которой присутствует и акт расследования, передается в суд.
К важным правилам оформления документа можно отнести наличие автографов всех членов комиссии. Максимальное количество участников здесь не ограничено. Если один из проверяющих не согласен с общим итогом и выводами остальных членов комиссии, об этом должна быть поставлена соответствующая отметка. Заполнять документ необходимо четким почерком. Если будет допущена ошибка, лучше отказаться от перечеркивания, и взять новый бланк.
Если расследование длится более одного месяца, это может быть рассмотрено как нарушение Трудового кодекса. Хоты бывают исключения. Более длительная проверка разрешена в том случае, когда комиссия не имеет возможности получить от подозреваемого объяснительную, например, когда он находится на больничном или в отпуске. Но и такая отсрочка не является вечной. В таких ситуациях расследование может затянуться максимум на шесть месяцев.
Без чего акт служебного расследования невозможно составить
Одним из обязательных условий для законности предпринимаемых работодателем действий является создание комиссии. Опыт и образование членов комиссии должны быть достаточными для того, чтобы принять какое-либо здравое и справедливое решение по рассматриваемому вопросу.
Кроме того, комиссия должна состоять минимум из трех человек. Но ни один из них прямо или косвенно не должен быть виновником. Например, если служебное расследование ведется по факту недостачи, то бухгалтера в нее не могут включить.
Для того чтобы его действия имели законную силу, работодатель обязан издать отдельный приказ, в котором эта комиссия созывается. Также назначается ее председатель.
После того как состав комиссии утвержден, она приступает к выполнению своих обязанностей. В частности, она вправе в письменной форме попросить дать виновного в каком-либо проступке пояснения относительно своих действия.
Но стоит иметь в виду, что сотрудник может (и имеет на это право) уклониться или отказаться от дачи каких-либо показаний. В таком случае комиссия составляет акт об отказе. Его должны подписать все члены комиссии.
Помимо этого, комиссия собирает документы о произошедшем. Ими могут являться акты замеров измерительного оборудования, акты инвентаризации с выявленной недостачей, служебные записки от других сотрудников организации, которые были очевидцами случившегося и пр.
Акт служебного расследования на предприятии будет при этом заключительным документом. Он включает в себя все фактические данные, выжимку необходимых ссылок из нормативных актов, а также выводы комиссии относительно виновности или невиновности определенного лица или группы лиц.
Сроки проведения расследования
Один месяц – столько времени отводится законом на расследование факта нарушений трудовой дисциплины. Он считается со дня принятия решения (издания приказа) о проведении проверки. В том случае если расследование проводится на основании служебной записки какого-либо работника, то проверка должна быть завершена не позднее одного месяца с момента подачи документа (ст. 193 ТК РФ). В указанный период не входит время болезни работника, пребывание его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников, которое в совокупности не может превышать шести месяцев. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включено время производства по уголовному делу.
Основания для издания приказа
Деятельность предприятия – это совокупность действий всего штата сотрудников этого предприятия.
Созидательные действия работника, соответствующие закону и внутренним правилам предприятия являются, по сути, надлежащим исполнением его должностных обязанностей.
Действия работника, осуществленные в нарушение закона и внутренних правил, свидетельствуют о ненадлежащем исполнении обязанностей и, в известной мере, о несоответствии занимаемой должности. При этом действия не всегда бывают однозначными и явными. С целью наиболее полного выяснения круга виновных лиц, причин, последствий и мотивов того или иного нарушения создается специальная комиссия для проведения служебного расследования.
В данном случае под термином «служебное расследование» понимаются своего рода следственные действия в пределах предприятия. При этом выводы расследования могут выйти за пределы предприятия, например, могут быть переданы следственным органам.
Объясняем, как правильно составить акт
Начнём с обозначения реквизитов. Пропишем полное наименование организации, производящей процедуру, оставим дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления акта. Далее присваиваем настоящей официальной бумаге уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел.
Переходя к основной части, сошлёмся на распоряжение руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, назначена комиссия. Затем перечислим кадровый состав комиссии, обозначив для каждого её члена ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу члены комиссии подводят итог служебному расследованию, кратко резюмирую полученные данные. Придётся поэтапно расписать ход процедуры, начиная с факта, который стал основанием для расследования и заканчивая определением виновных лиц. Настоящий акт должен сопровождаться множеством документов, которые выступят приложениями.