«Упрощенцам» разрешили учитывать компенсацию за использование личного авто

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: ««Упрощенцам» разрешили учитывать компенсацию за использование личного авто». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Расходы на ГСМ при использовании личного авто

2. Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

3. Как подтвердить компенсацию?

4. УСН. Компенсация за использование личного авто сотрудника

5. Бухгалтерский учет для УСН Доходы — Расходы

6. КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТНИКОМ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЕЙ И УЧЕТ РАСХОДОВ НА ЕЕ ВЫПЛАТУ ПРИ УСН

7. По какому принципу расходы учитываются при УСН

8. Расходы, учитываемые при УСН «Доходы минус расходы»: что нельзя учесть в расходы, а что можно — Сбербанк

9. Использование личного автомобиля работника при УСН

10. Грамотный учёт расходов при УСН. Как избежать ошибок

11. Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

В свою очередь, организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, имеют право включить в расходы компенсацию за использование личного транспорта при УСН. Однако учесть такие затраты можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Признать затраты можно только после фактической выплаты компенсации работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Напомним, что величина компенсации, которую можно учесть при налогообложении составляет (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1 200 руб., если объем двигателя меньше 2 000 куб. см (включительно);
1 500 руб., если объем двигателя свыше 2 000 куб. см.

Именно в таком размере можно учесть компенсацию за использование автомобиля в расходах на УСН в 2019.

Если соглашением с работником установлена более высокая компенсация, то учесть сумму превышения лимита при расчете единого налога на упрощенке нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правомерность таких выводов подтверждают чиновники Минфина России (письмо от 31.01.2013 № 03-11-11/38).

Напомним, что компенсация за машину не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством. Однако нормы из постановления Правительства № 92 в данном случае не применяются. Не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами суммы компенсации за использование автомобиля при УСН, не превышающие установленных соглашением между работником и работодателем (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).

Расходы на ГСМ при использовании личного авто

Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).

Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.

В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
600 руб. – для мотоциклов.

Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
нормативов Министерства транспорта;
норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

УСН. Компенсация за использование личного авто сотрудника

В статье рассматриваются вопросы бухучета и налогообложения компенсации за использование личного автомобиля работника при применении УСН.

Работодатели часто используют личные автомобили работников в своей деятельности. Главное в такой ситуации – правильное оформление отношений, тем более что закон дает довольно широкий выбор вариантов оформления использования личного автотранспорта в служебных целях и выплаты соответствующей компенсации. Впрочем, на практике чаще всего применяются два способа.

Способ № 1. Выплата работнику компенсации за использование и износ личного автомобиля.

Способ № 2. Аренда автомобиля у работника.

Что сказано в законе

Владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом вправе собственник. Он же вправе передавать другим лицам права владения, пользования и распоряжения имуществом, оставаясь собственником этого имущества (п. 1, 2 ст. 209 ГК РФ).

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Документальное оформление

Компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей необходимо оформлять надлежащим образом. Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности.

Обозначим общий подход в данном вопросе.

Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами, что должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Во-вторых, размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

Размер компенсации

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСН в целях налогообложения в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – постановление № 92):

1200 руб./мес. – легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
до 2000 куб см включительно;
1500 руб. / мес. – легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб см;
600 руб. /мес.– мотоциклы.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5-7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).

Задолженность перед работником по выплате компенсации за использование легкового автомобиля в служебных целях следует отражать записью по дебету 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Выплата работнику суммы компенсации отражается записью по дебету 73 и кредиту 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета» (в зависимости от способа выплаты денежных средств работникам — из кассы организации или перечислением средств на банковские карты работников).

Налоговый учет. НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Глава 23 НК РФ не устанавливает нормы (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения).

Для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Таким образом, учитывая положения статьи 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Данную точку зрения поддерживает Минфин России (письма от 30.04.15 № 03-04-05/25434, от 20.04.15 № 03-04-06/22274, от 24.03.10 № 03-04-06/6-47).

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.13 № 03-04-05/24421, от 28.06.12 № 03-03-06/1/326, от 27.03.12 № 03-04-06/3-78).

При этом необходимо иметь:

документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
расчеты компенсаций;
документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.13 № 03-04-06/35076, от 28.06.12 № 03-03-06/1/326, от 24.03.10 № 03-04-06/6-47, от 20.05.10 № 03-04-06/6-98).

Отметим, что, о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора).

Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ.

Доводы налоговиков могут сводиться к следующему: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

Бухгалтерский учет для УСН Доходы — Расходы

Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы минус расходы под ключ для малого и среднего бизнеса по цене от 7 000 ₽.

Узнать подробности

Все расходы ИП на УСН можно посмотреть в статье 346.16 Налогового Кодекса Российской Федерации. Однако недостаточно быть осведомленным об этих расходах, необходимо также принимать во внимание некоторые сложности при ведении учета затрат. Нередко случаются ситуации, когда бизнесменам приходится платить штрафы, увеличенные налоги, проценты по пеням из-за ошибок при расчете затрат, допущенных по причине некорректных и неясных формулировок, изложенных в статьях кодекса. В данной статье мы поможем вам понять, какие бывают затраты при УСН и как правильно учесть все издержки и не допустить распространенных ошибок.

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТНИКОМ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЕЙ И УЧЕТ РАСХОДОВ НА ЕЕ ВЫПЛАТУ ПРИ УСН

Упрощенную систему налогообложения (УСН) могут применять все организации, за исключением перечисленных в п. 3 статьи 346.12 Налогового кодекса (НК).

Согласно п. 1 статьи 346.14 НК налогоплательщики УСН могут выбрать в качестве объекта налогообложения либо доходы, либо доходы, уменьшенные на величину расходов. То есть, организации, которые выбрали в качестве объекта «доходы минус расходы», уменьшают налоговую базу на расходы из перечня, установленного в п. 1 статьи 346.16 НК .
В соответствии с пп. 12 указанного перечня налогоплательщики УСН указывают в своих расходах, в частности, затраты на компенсацию за использование для служебных поездок личного транспорта – легковых автомобилей и мотоциклов. Рассмотрим, каков порядок учета таких расходов работодателя на выплату компенсаций для целей расчета единого налога.

Кроме того, согласно п. 5 статьи 346.11 НК организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, в том числе и налогового агента по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), налогоплательщиками которого являются работники. Компенсации, выплачиваемые работнику за использование личного автомобиля, тоже являются его доходом. Посмотрим, обязан ли работодатель начислять на них НДФЛ.

Согласно вышеуказанному Постановлению нормы расходов организации на выплату компенсаций при использовании личных легковых автомобилей установлены в зависимости от рабочего объема двигателя:
— при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см. нормы расходов составляют 1200 руб. в месяц;
— при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц.
При использовании для служебных целей мотоциклов норма расходов на выплату компенсации составляет 600 руб. в месяц.

По какому принципу расходы учитываются при УСН

Предприятия и предприниматели в ходе своей деятельности производят расходы, которые в дальнейшем приведут к получению дохода.

Но сумму произведенных затрат можно на упрощенной системе налогообложения (УСН) учесть только на одной разновидности УСН. Это им позволяет сделать п. 2 ст.346.18 НК РФ, который определяет как рассчитывается налог при УСН «доходы минус расходы».

Система УСН «доходы» имеет пониженную ставку, но не позволяет принять к учету расходы, за исключением оплаченных страховых взносов, на которые налогоплательщик может снизить сумму исчисленного обязательного платежа, но в пределах нормы.

Учет расходов при УСН доходы минус расходы 2017, так же как и доходов ведется в налоговом регистре КУДиР.

При этом расходы при УСН доходы минус расходы считаются по кассовому методу, то есть момент признания расходов при УСН доходы минус расходы в 2017 году определяется фактом их оплаты. Все они должны быть документально подтверждены и иметь экономическое обоснование.

Важно! Хозяйствующий субъект может столкнуться с ситуацией, когда сумма произведенных и учтенных при исчислении налога расходов превысит сумму выручки полученной за этот же период. В этом случае налогоплательщик все равно должен будет исчислить минимальный налог при УСН доходы минус расходы и перечислить его в бюджет.

Декларация по УСН также фиксирует произведенные субъектом расходы накопительно по каждому отчетному периоду.

Расходы, учитываемые при УСН «Доходы минус расходы»: что нельзя учесть в расходы, а что можно — Сбербанк

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования.

В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования.

Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ, придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты (ст. 122 НК РФ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

ИП выплачивает фиксированные страховые взносы. На УСН «доходы минус расходы» они включаются в состав расходов и уменьшают налогооблагаемую базу.

Важно выплачивать взносы до 31 декабря, когда кончается налоговый период.

Если делать это ежеквартально, потом можно будет пересчитать годовой налог в сторону уменьшения и либо вернуть оставшиеся при перерасчёте деньги, либо оставить их в счёт дальнейших налоговых выплат.

Если ранее компания терпела убытки, то можно уменьшить налогооблагаемую базу на их сумму. Прошлый год был убыточным — в следующем году вычитайте убыток из доходов. Специально доказывать эту строчку «расходов» не придётся, она отражается в книге учёта доходов и расходов (КУДиР) и в налоговой декларации. Но если текущий период снова прошёл без прибыли, учитывать прошлогодние убытки нельзя.

Личное имущество также может помочь в экономии на «упрощёнке».

В бухгалтерском учёте есть понятие «основные средства» — это материальные объекты стоимостью более 100 тысяч рублей с учётом издержек на приобретение, которые нужны компании для производства продукции, оказания услуг или управленческих нужд (п. 1 ст. 257 НК РФ). Если предприниматель использует такое имущество для своей работы, а не для последующей перепродажи, его можно учитывать в составе основных средств ИП.

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Использование личного автомобиля работника при УСН

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?

Ответ: да, можно.

За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм.

Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены.

Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).

Такой вывод следует из писем Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150, от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61.

Следует отметить, что в отношении компенсации за использование микроавтобуса Минфин России указывал на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293). При этом в письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако, в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющим учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса, организация может руководствоваться именно ими.

Совет: при использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

Ситуация: можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на покупку ГСМ, если организация возмещает их сотруднику помимо компенсации за использование личного автомобиля?

Ответ: нет, нельзя.

Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому организация, которая помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли.

Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447). Поддерживают эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3).

Сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника учитывайте по правилам режима налогообложения, применяющегося для деятельности, в которой занят сотрудник.

Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, компенсацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Пример распределения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок. Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности, в январе составили:

по оптовой торговле (без учета НДС) – 5 000 000 руб.;
по розничной торговле – 2 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

За использование личного автомобиля для служебных поездок генеральному директору организации А.В. Львову выплачивается компенсация. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см. Размер компенсации – 1500 руб. в месяц, что соответствует норме, установленной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Чтобы распределить компенсацию между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов от реализации за январь составляет:
5 000 000 руб. : (5 000 000 руб. + 2 000 000 руб.) = 0,714.

Доля компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
1500 руб. × 0,714 = 1071 руб.

Доля компенсации, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
1500 руб. – 1071 руб. = 429 руб.

В расходы по налогу на прибыль включите лишь часть компенсации, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Индивидуальные предприниматели вправе уменьшить полученные доходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Обратите внимание: речь здесь идет исключительно о легковых автомобилях и мотоциклах. Так что выплаты за использование для служебных поездок грузовиков учесть не получится.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92). Речь здесь идет о следующей компенсации (п. 1 Постановления N 92):

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:
до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц;
мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Данная выплата производится в тех случаях, когда работа сотрудников связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями (Письмо Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192). Основанием является соответствующий локальный нормативный акт, принятый индивидуальным предпринимателем, где указаны размеры компенсаций (Письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 и УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Грамотный учёт расходов при УСН. Как избежать ошибок

Учет поступающего топлива намного проще в компаниях, которые владеют топливными картами на бензин – они могут получить подробные отчеты в личном кабинете, что существенно упрощает учет. Другие варианты:

водитель покупает бензин или солярку за наличные средства, полученные на предприятии, после чего предоставляет в бухгалтерию чек с АЗС и путевой лист, где указан пройденный путь;
организация самостоятельно закупает топливо, после чего распределяет его между автомобилями на собственной АЗС — такая практика распространена преимущественно в компаниях с большим автопарком, в этих случаях топливо списывается на основе предоставленных путевых листов.

Безусловно, использование топливных карт выгоднее во всех отношениях. Во-первых, отсутствует риск нецелевого использования средств водителем, во-вторых, намного упрощается работа бухгалтера.

Для списания топлива целесообразно использовать счет 10, который предназначен для учета средств, затрачиваемых на материалы. Как правильно подсказывают опытные специалисты, для списывания средств на приобретение топлива удобно завести субсчет — это сделает отчетность более прозрачной и понятной.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

Можно ли расходы на ГСМ не нормировать, а списывать в полной сумме

Можно. Обязательных требований к нормированию стоимости ГСМ ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предъявляет. При этом, если нормы вы не применяете, будьте готовы обосновать объем списываемого топлива в налоговом учете. Целесообразно установить одинаковый подход к учету расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. То есть либо и там и там применять нормы, либо не применять

Какие способы нормирования существуют

Первый — применять нормы, разработанные Минтрансом. Второй — учитывать ГСМ в пределах норм, установленных изготовителем .

Третий вариант учета расходов — использовать нормы, разработанные самостоятельно. Подтверждать эти нормы будут акты контрольного заезда транспортного средства в заданных условиях

Является ли нарушением пересмотр норм топлива в середине года

Это допускается, если изменение норм ГСМ обоснованно. Например, оказалось, что новый автомобиль расходует больше топлива, чем установили изначально. В расходы УСН списывают только экономически оправданные затраты, которые подтверждены документами. Причину изменений укажите в приказе директора фирмы о новых нормативах расхода топлива

Можно ли разработать разные нормы расхода ГСМ на зимнее и летнее время

Да, можно, законодательство это не запрещает. В приказе директора отразите, какие периоды считаются зимними и летними. Укажите зимние и летние нормы расхода топлива

Можно ли перерасход топлива удержать из заработной платы водителя

Можно, если перерасход — вина водителя. А это может установить комиссия, состоящая из директора и других специалистов (ст. 247 ТК РФ). Обязательно надо попросить работника объяснить перерасход. Издать распоряжение об удержании директор вправе только в течение месяца после расчета ущерба фирмы. И в размере, не превышающем один средний месячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок пропустили или сумма ущерба больше, то взыскать средства с работника можно только через суд