Универсальный передаточный документ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

Что указывать обязательно

Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:

• наименование бланка;
• дата, когда начали составлять;
• названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
• в чем заключается операция;
• результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
• ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:

1. Применяется как СФ.
2. Как первичка для отчетности.

Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.

Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны

Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.

В остальном необходимо проверить, отметились ли:

• кто выполнял отгрузку;
• отвечающий за корректное оформление от имени продавца;
• кто принимал ТМЦ;
• ответственный за правильность подготовки у выгодоприобретателя.

Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

• Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.

Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);

• «В том числе сумма акциза» (графа 6);

• «Налоговая ставка» (графа 7);

• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);

• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);

• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Для чего нужен универсальный передаточный документ

Итак, давайте разберемся, для чего нужен универсальный передаточный документ. По правилу современного российского законодательства, УПД можно применять одновременно с использованием привычной первичной документации. При этом использование счетов-фактур не отменяется — Минфин РФ не планирует их отмену в дальнейшем, о чем было выпущено официальное заявление.

Основой для создания акта выступила счет-фактура. Его форму дополнили обязательными реквизитами, отмеченными федеральным законодательством, что, однако, не вошло в противоречие нормам 21 главы Налогового кодекса РФ. Использовать универсальную передаточную документацию можно для отражения в отчетности таких операций, как:

• отгрузка товара (вне зависимости от наличия транспортировки);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача прав на имущество;
• отгрузка товаров, работ и услуг по агентскому договору или договору комиссии.

При этом расшифровка УПД в бухгалтерии позволяет использовать данный тип документа не только как совмещенный вариант документации, но и как только первичный документ. Обратите внимание, что появление УПД в бухгалтерском учете вовсе не обязывает компании повсеместно использовать его — можно использовать и привычный вариант ведения отчетности.

Как заполняется дата УПД

При оформлении УПД видно, что в его тексте должны быть указаны три разные даты. Как заполнить дату УПД правильно? Потребуется указать все три значения:

• дату составления документа в первой строке;
• дату совершения конкретного факта хозяйственной деятельности (день, когда отгрузили товар, передали результаты работ заказчику, предъявили документ об оказании услуг или передаче имущественных прав) — строка 11;
• дату получения товаров, приемки результата работ, оказания услуг, получения прав на имущество — в строке 16.

Для правильного заполнения необходимо помнить правила увязки даты составления счета-фактуры с моментом определения налоговой базы и возникновением права на налоговый вычет у покупателя. В соответствии с Правилами это выглядит так:

• счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, услуг, факта передачи прав на имущество;
• если его выставили ранее даты отгрузки, он не может выступать в качестве основания для налогового вычета;
• при этом моментом определения налоговой базы для исчисления НДС в отношении работ принято считать день подписания акта сдачи-приемки работ.

Первичный учетный документ составляется в дату совершения факта хозяйственной жизни, непосредственно при его осуществлении, а если это невозможно — после окончания осуществления этого факта.

Теперь стоит рассмотреть варианты дат, когда выставляется УПД:

• в момент совершения факта хозяйственной жизни. Не исключена и возможность совпадения дат составления документа, дат отгрузки и приемки товаров, тогда значения в строках 1, 11 и 16 будут совпадать.
• могут совпадать строки 1 и 11, а дата приемки наступит позднее, то есть значение строки 16 будет отличным от первых двух строк.

В этих случаях момент для определения налоговой базы по НДС определяется по строкам 1 и 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.

Акт могут составить до факта отгрузки товара, а также выполнения любых других фактов хозяйственной деятельности, из-за чего даты в документе будут выглядеть следующим образом: в полях 1, 11 и 16 будут стоять разные значения, при этом даты отгрузки и приемки могут совпадать.

Налоговую базу для НДС определяют при этом по дате, указанной в строке 11, а если были выполнены работы — то по строке 16.

Законодательными нормами допускается ситуация, когда акт составляют после окончания совершения факта хозяйственной деятельности — если составить его в момент начала совершения данного факта не было возможности. Тогда даты выглядят так:

• строка 11- отгрузка;
• строка 1 — составление отчетной документации;
• строка 16 — приемка.

Как и ранее, моментом определения налоговой базы считается число, указанное в строке 11 или 16, если были выполнены работы. Покупатель же может заявить вычет по НДС не ранее даты, указанной в строке 16.

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:

• строка (1) — дата составления документа;
• строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

Какие документы «укладываются» в УПД.

В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.

Какие документы заменяет УПД:

• накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
• акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
• счет-фактура.

Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.

УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).

• «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
• «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса. Налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.»а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

• в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;

• в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД — показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Как это работает на практике

Бюджетная организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того как заказчик примет выполненные действия, бюджетная организация вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: бюджетное учреждение сформирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет формуляр и сразу передаст на оплату. Что существенно сократит время расчетов между сторонами.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы изменять УПД при изменении стоимости товаров, работ, услуг.

Кто подписывает УПД со стороны покупателя (заказчика)?

Здесь правила заполнения УПД примерно такие же. Покупатель (заказчик) ставит подписи в строках 15 и 18. В 15 строке расписывается лицо, отвечающее за приемку товара, работы, услуги. В строке 18 лицо, которое отвечает за оформление операции.

Если это одно и тоже лицо, то его подпись достаточно поставить только в 15 строке. В строке 18 при этом нужно указать ФИО и должность этого лица, а подпись ставить не обязательно.

Если же за оформление операции отвечают сразу несколько сотрудников, то форму УПД можно дополнить дополнительными строками, например, строкой 18а, в которой должен будет расписаться другой ответственный сотрудник.

Ниже мы приведем образец, как подписать УПД, когда со стороны заказчика одно и тоже лицо отвечает и за приемку услуги и за оформление операции.

Единой формы для передаточного документа нет. Для его заполнения обычно берут за основу бланк из Приложения № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и адаптируют под свои нужды и функции, которые необходимы в конкретном случае.

Но нужно учитывать несколько обязательных реквизитов, которые определены п. 5 ст. 169 НК РФ и ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• наименование, номер, дату;
• статус;
• информацию о сторонах сделки;
• данные о совершаемой операции, которую необходимо подтвердить передаточной документацией, с расшифровкой по каждой позиции;
• сведения об ответственном за проведение сделки;
• подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой.

Похожие записи:

• Как восстановить свидетельство о браке через Госуслуги?
• Как составить жалобу в Центробанк на страховую компанию, образец заявления
• Как взыскать долг с наследников должника