Нужно ли заключать с ПФР соглашение на эдо в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли заключать с ПФР соглашение на эдо в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Соглашение на электронный документооборот (эдо) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР) вступает в силу с 1 января 2024 года. Это означает, что все предприятия и организации, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны перейти на электронное взаимодействие с ПФР.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процесс обмена документами и информацией между участниками с использованием электронных средств. В современном бизнесе ЭДО становится все более широко применяемым инструментом, так как обладает рядом преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

• Эффективность: ЭДО позволяет значительно сократить время на обработку документов, поскольку все процессы осуществляются автоматически. Отправка, получение, подписание и хранение документов осуществляется электронно, без необходимости вручную обрабатывать каждый документ.
• Экономия ресурсов: Благодаря отказу от бумажной формы документов, ЭДО позволяет существенно сэкономить ресурсы компании. Не требуется затраты на покупку бумаги, печать, доставку и хранение бумажных документов.
• Контроль и безопасность: В ЭДО предусмотрены механизмы защиты информации, что обеспечивает ее конфиденциальность и целостность. Доступ к электронным документам может быть ограничен и контролируется, что предотвращает возможность несанкционированного доступа.
• Автоматизация процессов: ЭДО позволяет автоматизировать процессы обработки документов, уменьшая вероятность ошибок и упрощая ведение деловой переписки. Автоматическая сортировка, архивирование и поиск документов снижают риски возникновения недочетов и искажений информации.
• Удобство: С использованием ЭДО можно легко получить доступ к нужным документам из любого места, где есть интернет. Не требуется физическое нахождение в офисе для отправки или получения документов.

В целом, внедрение электронного документооборота позволяет компаниям улучшить эффективность работы, повысить безопасность и сократить затраты на обработку документов. Поэтому многие организации все больше ориентируются на использование ЭДО, чтобы быть конкурентоспособными в современном бизнесе.

Какие документы можно подавать через электронный документооборот

С электронным документооборотом, предоставляемым Пенсионным Фондом России (ПФР), вы можете подавать следующие документы:

• Заявления о назначении или перерасчете пенсии. Вы можете подать заявление на назначение первой пенсии, перерасчет своей текущей пенсии или внести изменения в данные о своей пенсии.
• Справки о доходах и стаже работы. Через электронный документооборот вы можете получить справки о своих заработках за определенный период времени или справки о стаже работы.
• Документы для получения социальных выплат. Если у вас есть право на получение компенсации или других социальных выплат, вы можете подать соответствующие документы через электронный документооборот.
• Настройка и обновление реквизитов. Вы можете использовать электронный документооборот для настройки и обновления своих реквизитов, таких как адрес проживания, банковские реквизиты и контактная информация.

Подача документов через электронный документооборот с ПФР упрощает процесс обращения и сокращает время ожидания результата. Однако перед подачей документов убедитесь, что вы соответствуете требованиям и имеете необходимые документы в электронном формате.

Подробнее о подаче заявления в электронном виде

Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.

Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:

• отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
• ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
• если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
• после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
• После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.

Как отчитываться в ПФР через оператора ЭДО?

Список рекомендованных уполномоченных операторов ЭДО, оказывающих услуги по представлению отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в ПФР невелик, в нем на конец мая 2022 года числилось 9 операторов ЭДО. При этом список постоянно меняется ввиду принятия новых законов и положений.

Как выбрать своего оператора? 5 критериев, важных при выборе оператора с работы с ПФР.

1. Удобство. Простота установки, подключения, использования. Особое внимание эксперты советуют обратить на интерфейс – он должен быть интуитивно понятным.
2. Высокий уровень проверки при составлении отчетов, минимизация ошибок.
3. Простая интеграция с действующими системами учета.
4. Высокий уровень безопасности и гарантия конфиденциальности данных (в свете последних крупных утечек данных этот аспект становится особенно актуальным).
5. Стоимость услуги.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

• регистрационный номер в ПФР;
• регистрационный номер оператора электронного документооборота;
• наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
• Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
• сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
• контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

1. Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
2. Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
3. Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
4. Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
5. Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
6. Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
7. Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
8. Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
9. Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

• регистрационный номер в ПФР;
• регистрационный номер оператора электронного документооборота;
• наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
• Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
• сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
• контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

Преимущества электронного документооборота с ПФР

Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.

В числе преимуществ такого метода взаимодействия:

• возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
• наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
• возможность адресации документов в любое удобное время;
• отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
• возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
• простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
• снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

• не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
• не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
• оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

С 1 апреля 2011 г. (в т. ч. за I квартал 2011 г.) файлы отчетности по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) в обязательном порядке представляются одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). При этом ЭЦП подписывается каждый отчет.

С указанной даты с помощью программы CheckXML-UFA (новая версия) можно проверить сформированные файлы с представленными работодателями отчетностью по страховым взносам (формы РСВ-1, РСВ-2 и РВ-3) и сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) за отчетные периоды 2010 г. и последующие.

Если численность сотрудников организации превышает 50 человек, то отчетность направляется в ПФР в электронном виде с ЭЦП. Ее можно сдать на машинном носителе либо по ТКС.

Страхователь либо его уполномоченный представитель может подать отчетность лично на машинном носителе с ЭЦП в Управление ПФР по месту регистрации. При этом аналог на бумажном носителе не нужен.

Чтобы сдать отчетность по ТКС, плательщик страховых взносов (т. е. абонент) заключает соглашение об обмене электронными документами в СЭД ПФР по ТКС в Управлении ПФР по месту регистрации.

Абонент за свой счет приобретает у организации-поставщика программное обеспечение, средства криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимые для подключения к системе, устанавливает и обеспечивает их работоспособность.

Изготавливает и сертифицирует ключи шифрования и ЭЦП удостоверяющий центр (УЦ). Абоненту необходимо заключить договор с поставщиком услуг и получить сертификат ЭЦП в УЦ.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р.

Абонент вправе направить запрос для получения информации о текущем состоянии расчета с бюджетом (в части расчетов по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию).

Приведен порядок передачи отчетности по ТКС.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Отметим сразу, что нет такого нормативно-правового акта, который обязывал бы подписать с ПФР новое соглашение о работниках предпенсионного возраста. Более того, даже службы занятости уже отказались от идеи требовать отчеты о работниках 1959 и 1964 года рождения (мужчинах и женщинах соответственно). Так что об ответственности в случае отказа можно не беспокоиться.

Как утверждает Пенсионный фонд, соглашение об информационном взаимодействии нужно по следующим причинам:

1. С этого года Трудовой кодекс пополнился статьей 185.1, дающей право на диспансеризацию. Только предпенсионеры могут отпрашиваться с работы не раз в три года, а имеют для этих целей два дня каждый год.
2. Наниматель должен убедиться, что его сотрудник действительно имеет право на отсутствие на рабочем месте так часто, да еще и с сохранением среднего заработка.
3. Новое соглашение с ПФР об электронном документообороте позволит делать это в сжатые сроки (а именно в три дня) посредством прямого запроса из ведомства.

Даже если работодатель уверен в возрасте своих сотрудников, запрос для него имеет смысл. Фонд предоставит сведения о том, не израсходованы ли еще гражданином отведенные дни на диспансеризацию.

Что такое ЭДО и зачем он нужен?

Одной из главных целей внедрения ЭДО является повышение прозрачности и безопасности деловых операций. Переход на электронный документооборот устраняет риски связанные с утерей, порчей или несанкционированным доступом к документам.

В рамках ЭДО документы, такие как счета-фактуры, акты выполненных работ, платежные поручения и другие, создаются, подписываются и обрабатываются в электронной форме. Также осуществляется электронный обмен документами с контрагентами и государственными органами.

• Сокращение времени и затрат — ЭДО позволяет существенно ускорить обработку документов, сократить расходы на их печать, хранение и доставку.
• Автоматизация процессов — благодаря ЭДО можно автоматизировать многие процессы, связанные с обработкой документов, что позволяет избежать ошибок и упростить рабочий процесс.
• Улучшение контроля и безопасности — в рамках ЭДО можно контролировать каждый шаг документооборота, повысить безопасность и защитить документы от несанкционированного доступа или искажения.
• Экологическая ответственность — переход на электронный документооборот способствует сокращению использования бумаги и тем самым положительно влияет на окружающую среду.

Выполнение операций в рамках ЭДО осуществляется с помощью специальных программно-аппаратных комплексов или специализированных онлайн-платформ. Для обеспечения безопасности и юридической значимости документов используются цифровая подпись и электронная подпись.

ЭДО становится все более распространенным инструментом в деловых отношениях. Он позволяет организациям существенно сэкономить время и ресурсы, улучшить качество работы и открыть новые возможности для развития бизнеса.

Назначение и правовое регулирование электронного документооборота с ПФР

Суть системы заключается в том, что сведения о застрахованных лицах, расчеты страховых взносов и другие данные, предаваемые страхователем в ПФР, направляются в территориальный орган ПФР в электронном виде по каналам связи, таким же способом из ПФР приходит квитанция о доставке документа и протокол контроля. В случае наличия в протоколе контроля информации об ошибках, процедура повторяется после устранения ошибок.

Для обеспечения конфиденциальности передаваемой информации, документы шифруются с помощью специализированного криптографического программного обеспечения.

Для обеспечения достоверности передаваемой информации, каждый документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителем организации.

Среди многих несомненных преимуществ использования страхователями СЭД по сравнению с традиционным порядком сдачи отчетности, можно выделить одно: бухгалтеру не нужно лично являться в территориальный орган ПФР, отчетность может быть направлена с рабочего места бухгалтера в любой день, в любое время суток.

СЭД организована в соответствии с распоряжением Правления Пенсионного Фонда РФ от 11.10.2007 № 190 «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» (далее — Распоряжение) в территориальных органах ПФР.

Распоряжением также утверждены документы, регламентирующие порядок работы СЭД:

• Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
• Регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ с внешними организациями;
• Протокол обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
• Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи.

Кроме собственно страхователя и территориального органа ПФР участниками Системы защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи являются: Удостоверяющий центр — организационно-технический комплекс, осуществляющий выполнение целевых функций Удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», оказывающий услуги по поставке и сопровождению криптографического ПО и поддержке транспортного сервера и имеющие доверительные отношения с УЦ ПФР или оператор связи; Удостоверяющий центр ПФР.

Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР. Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.

Екатерина Михеева
28 февраля 2018 г. 15:31

Внутренний документооборот большинства компаний давно автоматизирован, какими средствами и насколько глубоко — это уже другой вопрос, однако доказывать преимущества работы с электронными документами больше не приходится. Сегодня бизнес заинтересован в «безбумажном» взаимодействии на межкорпоративном уровне, и самое важное в этом вопросе — договориться с контрагентом о новом порядке обмена.

Похожие записи:

• Претензия по договору оказания услуг
• Изменения в больничных с 2023 года
• Как получить налоговый вычет по ипотеке