Анализ складских запасов ABC/XYZ: что это и как провести

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анализ складских запасов ABC/XYZ: что это и как провести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работая с большим массивом данных при подготовке данных к прогнозу, необходим индикатор, который будет подсказывать, на какие временные ряды в первую очередь стоит обратить внимание. В качестве индикатора вы можете использовать «коэффициент вариации» или XYZ анализ.

XYZ-анализ. Разделение на группы.

XYZ-анализ распределяет весь продаваемый ассортимент на 3 группы: X, Y, Z соответственно.

1. Категория X означает, что позиция потребляется регулярно, а объемы колеблются незначительно. Прогнозировать ее достаточно легко и показатель точности прогнозирования по ней чаще всего превышает 80%, а уровень сервиса по данной позиции будет максимальным. Периодически необходимо следить за прогнозными показателями.
2. Категория Y означает, что позиция не всегда потребляется регулярно, либо ее объемы подвергаются колебаниям. Чаще всего данные колебания предсказуемы и причины их известны: небольшие промо-активности, сезонность/цикличность продаж или праздники. Сложность прогнозирования — средняя (точность чаще всего выше 70%), а частота наблюдения за прогнозными показателями должна быть высокой (предполагается, что если объем продаж по позиции данной категории крайне низкий, частоту наблюдений можно снизить). Уровень сервиса по данной категории высокий, но не максимальный.
3. Категория Z означает, что позицию потребляется совсем не регулярно, объемы за разные периоды очень сильно отличаются. Построить корректный прогноз по позициям данной категории крайне сложно, иногда вообще невозможно. Точность прогнозирования 50% и выше. Чаще всего для прогнозирования категории Z используют либо методы экспертных оценок, либо интуитивные методы, либо сложные математические методы (например, бутстрэппинг). Контроль прогнозных значений по данным позициям должен быть постоянным (также, зависит от объемов продаж). Уровень сервиса по позициям данной категории, естественно, низкий.

XYZ-анализ. Границы/интервалы категорий.

Границы категорий для каждой из группы анализа могут быть разными и зачастую определяются экспертным путем. Чаще всего, в различных источниках, приводят в пример следующий вариант:

1. Если коэффициент вариации какой-либо продукции находится в пределах от 0% до 10%, то данная продукция входит в категорию X
2. Если коэффициент вариации находится в пределах от 10% до 25%, то данная продукция входит в категорию Y
3. Если коэффициент вариации от 25% и выше, то данная продукция входит в категорию Z

Однако, по моему опыту, в производстве с большими объемами, ассортиментом и клиентской базой, использование таких интервалов может быть необъективным: на продажи очень сильно влияют различные трейд-маркетинговые активности (промо, листинги), а также нестабильные заказы от экспортных или крупных оптовых клиентов, продукция для которых делается под заказ. В следствие этого, продукции категории X будет очень мало (или вообще не быть).

Для примера, я провел XYZ-анализ ассортимента одного производственного предприятия, которое специализируется на молочной продукции с еженедельными отгрузками до 1200 тонн и с ассортиментом более 300 SKU. Во время анализа, я использовал границы категорий, которые я привел в пример выше, и результат вышел печальный: позиций категории X — 0%, категории Y — 7%, категории Z — 93%. А это означает, что под контролем нужно держать практически все имеющиеся позиции, что является довольно сложной задачей.

Такая ситуация на крупных производствах будет довольно частой, и поэтому, предлагается установить границы категорий менее строгими:

1. Для категории X установить границы от 0% до 30%.
2. Для категории Y установить границы от 30% до 50%
3. Для категории Z установить границы от 50% и выше

Проведя расчеты с такими границами для того же самого предприятия, ситуация выглядит немного лучше: позиций категории X — 12%, категории Y — 11%, категории Z — 77%. Да, все равно все не очень хорошо, однако теперь список максимально нестабильных номенклатур немного меньше, и мы можем работать с ним более качественно.

Данные границы — это всего лишь рекомендация. Повторюсь, границы категорий лучше всего определять экспертным путем, то есть самостоятельно, основываясь на особенностях того или иного предприятия и на своем собственном опыте работы в этом предприятии.

Понимание коэффициента вариации

Коэффициент вариации показывает степень изменчивости некоторой выборки данных по отношению к среднему их значению. В финансах данный коэффициент позволяет инвесторам определить, насколько велика волатильность, или риск, по сравнению с величиной ожидаемой прибыли от инвестиций.

Чем меньше значение CV, тем лучший компромисс наблюдается между риском и доходностью. Обратите внимание, что если ожидаемая доходность в знаменателе отрицательна или равна нулю, полученное значение коэффициента может ввести вас в заблуждение.

Коэффициент вариации может быть весьма полезен при использовании соотношения риск/прибыль для выбора объекта инвестиций. Например, инвестор не склонный к риску будет рассматривать активы с исторически низкой степенью волатильности и высокой степенью доходности по отношению к общему рынку (или к отдельной отрасли). И наоборот, инвесторы склонные к риску, будут стремиться инвестировать в активы с исторически высокой степенью волатильности.

Формула CV может использоваться для определения дисперсии между исторической средней ценой и текущими показателями цены акции, товара или облигации.

Обычно данный коэффициент используют в таких целях как:

• Для сравнения нескольких различных рядов данных или показателей;
• Для оценки потенциальных объектов инвестирования;
• Для проведения XYZ-анализа.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

• CV – это статистическая мера дисперсии в ряду данных вокруг среднего значения;
• В финансах CV позволяет инвесторам определить, насколько велика волатильность, или риск, по сравнению с величиной ожидаемой прибыли от инвестиций;
• Чем ниже величина отношения стандартного отклонения к средней доходности,тем лучше соотношение риска и доходности.

Как использовать результаты XYZ‑анализа

После анализа видно, на какие товары действует стабильный спрос, какие относятся к категории «середнячков» и «аутсайдеров». Так гораздо проще прогнозировать закупки.

X	Y	Z
поставки точно в срок минимизация запасов товара страховой запас нужен, но в небольшом количестве	важен страховой запас оптимальный товарный запас	минимизация или максимизация товарных запасов страховой запас не важен

Этапы проведения XYZ-анализа

При выполнении исследования придерживайтесь такой последовательности шагов:

• выберите перечень товаров для анализа. Лучше исследовать основной товарный ассортимент. В него входят позиции, продающиеся не реже 2 раз в неделю. Но также это может быть весь ассортимент торговой точки или отдельная товарная группа. Сезонную, элитную, новую или отсутствующую на складе продукцию исследуют отдельно;
• определите временной интервал, для которого будете рассчитывать стабильность спроса отдельных товарных позиций. Это может быть день, неделя, месяц, квартал;
• установите временной диапазон для анализа. Для понимания полной картины следует использовать продолжительный период – полгода, год;
• внесите первичные данные о продажах в таблицу документа в формате Excel;
• определите коэффициент вариации. Он измеряется в процентах и показывает, как менялся объем продаж от месяца к месяцу. Для расчетов используйте формулу СТАНДАРТОТКЛОНП ()/СРЗНАЧ(). В скобках укажите диапазон ячеек с данными уровня сбыта;
• отсортируйте товарные позиции по трем категориям согласно коэффициенту вариации: X (0–10 %), Y (10–25 %), Z (более 25 %).

Этап 1. Анализ запасов по методу АВС

В основе подхода лежит принцип «20/80», который вывел социолог и экономист В. Парето. Он формулируется так: 20% усилий дают 80% результата. Подход подтверждается многолетней практикой, поэтому ему стоит верить.

Если переложить на экономику предприятия, то получим следующее:

• 20% товаров, продукции, работ или услуг обеспечивают 80% дохода/валовой прибыли предприятия;
• 20% материалов формируют 80% всех материальных затрат;
• 20% поставщиков закрывают 80% потребностей организации в снабжении и т.д.

Смысл принципа в том, чтобы не распаляться на многое. Выделите главное и контролируйте его с особой тщательностью. Этим уже обеспечите стабильный уровень эффективности своей деятельности.

Есть два момента про принцип Парето и метод АВС, которые важно знать.

Первый. Разработчики подхода расширили количество групп, которые выделяются из совокупности анализируемых объектов, до трех. Это А, В и С. Разбивка следующая:

• А – 20/80;
• В – 30/15;
• С – 50/5.

Этап 3. Комплексный АВС/XYZ-анализ: что показывает

В объединении результатов, которые получили по двум группировкам. Совместно они дают девять разных вариантов. У каждого – свои уникальные характеристики. А, значит, особенные выводы и решения, его сопровождающие.

Смотрите подробности в таблице.

Таблица 5. Как характеризуются группы товаров по методу АВС/XYZ

Группа	Характеристика
АХ	Это товары – флагманы реализации, которые всегда должны быть в наличии. Они одновременно: · формируют значительную долю выручки компании; · отличаются стабильными продажами; · возможно, дорого стоят. Объемы закупок по ним планируйте, почти вровень ориентируясь на реализацию. Так получится на отвлекать лишние средства из оборота. Особенно актуально для недешевых запасов
AY	Товары группы отличаются нестабильными продажами, но значимо участвуют в создании дохода компании. Закупки по ним планировать сложнее, чем по группе АХ. К процессу подходите с особой тщательностью, так как, возможно, это дорогостоящие запасы. Значит, высок риск «обескровить» денежный оборот, если приобрести их с излишком, а потом попасться на нескорых продажах. Если они взаправду дороги по цене, тогда организуйте тщательный контроль за ними в местах хранения. Дороговизна и долгое лежание на складе могут привести либо к хищениям, либо к утрате потребительских свойств. Все это – прочие расходы организации
AZ	Либо очень дорогие товары с крайне нестабильной реализацией, либо дешевые, но покупаемые условно раз в год большим оптом. Наличие подобных запасов нежелательно. В них на долгое время «омертвляются» деньги предприятия. Совет: выводите группу AZ из ассортимента либо работайте с ней исключительно под заказ от покупателя
ВХ	Сюда попадают активы, которые стабильны в продажах, но: · либо не столь дороги; · либо спрос на них не является массовым. Как и АХ легко планируются исходя из фактических объемов реализации. Складской контроль за ними может быть несколько ослаблен ввиду невысокой стоимости
ВY	Это также либо недорогие, либо продающиеся в небольших объемах товары. Количество продаж существенно разнится от периода к периоду. Из-за такого затрудняется процесс планирования закупок, растет риск затаривания складов, порчи и хищений за время долгого хранения
ВZ	Продаются от случая к случаю. Хотя и обеспечивают предприятию около 15% выручки, но из-за непредсказуемости сбыта, возможно, их лучше вывести из ассортимента
СХ	Дешевые, но постоянно покупаемые товары. Планируйте их приобретение вровень с реализацией. Еще можете ослабить складской контроль ввиду низкой стоимости
СY	Недорогие и нечасто продаваемые товары. Отвлекают деньги из оборота, занимают место на складе и почти не приносят дохода. Лучшее решение: вывод из ассортимента
СZ	Ценности, по которым ситуация еще хуже, чем с CY, так как пролеживание на складе может быть очень долгим. Самая проблемная группа товаров, поэтому от нее лучше избавиться
Примечание: под ослаблением складского контроля мы понимаем, например, перенос на склад, который не оборудован системой видеонаблюдения или пожарной сигнализацией, в котором нет сейфов или закрытых шкафов, круглосуточной охраны и т.п.

Почему одного только АВС-анализа недостаточно для эффективного управления бизнесом, и нужно использовать XYZ-анализ?

Представим ситуацию: мы провели аналитику и выделили товары группы А. Казалось бы, вот они — наши “курочки, несущие золотые яйца”. Затариваем склад этими товарами и грезим баснословными выручками…

Однако, через несколько дней нам звонит завскладом или менеджер по продажам и кричит, что товара “Грабли” нет в наличии уже давно, при том, что спрос на него высок. Мы даем распоряжение — закупить товар Х!

И тут выясняется, что товар “Грабли” в нужном количестве просто некуда положить. Полки склада заняты товаром “Мотокультиватор”, который почему-то покупают не так охотно.

Мы чешем затылок: зачем мы накупили столько мотокультиваторов, если их покупают редко? А вот почему: товар “Мотокультиватор” попал в группу А, и мы решили сосредоточить на нем свои усилия. Но не учли маленькую деталь: в исследуемом периоде было продано только 3 мотокультиватора, и только в апреле. В группу А этот товар попал только потому, что у него высокая цена, которая существенно отразилась на выручке. А граблей мы продали 88 штук, и их покупали в течение всего сезона. Но грабли дешевые и поэтому попали только в группу В, товаров из которой мы закупили на склад значительно меньше.

XYZ-анализ даёт возможность оценить стабильность продаж и изменения спроса на продукцию компании. Главная цель данного метода состоит в том, чтобы на основе полученных данных спрогнозировать уровень продаж, предугадать колебания спроса на товары. Итогом применения сразу двух составляющих становится матрица ABCXYZ-анализа, на базе которой можно эффективно провести оптимизацию складских запасов и при необходимости скорректировать ассортимент продукции. Чтобы разобраться в особенностях XYZ-инструмента, придется вспомнить некоторые статистические формулы. Ключевая из них — формула среднеквадратического отклонения вариационного ряда:

В которой:

σ — среднее квадратическое отклонение;

Xi — значение i-го периода;

X ср — значение среднего периода;

n — количество периодов.

Данная формула предназначена для оценки величины рассеивания значений по отношению к среднему арифметическому. Чем среднеквадратическое отклонение меньше, тем ближе выбранное значение к среднему. На данный показатель ориентируются при планировании в сфере логистики.

Другой ключевой показатель для анализа — коэффициент вариации. Благодаря его расчету становится возможным сравнивать стабильность спроса на разные товары вне зависимости от объема их продаж. Так, товар, имеющий среднеквадратическое отклонение со значением 100, может продаваться в количестве 300 или же 30 тыс. штук ежемесячно. В первом примере значимость ежемесячных колебаний — 50 %, а во втором — 0,5 %. Получается, что второй товар продается стабильнее, то есть спрос на него легче спрогнозировать. Коэффициент вариации представляет собой отношение среднеквадратического отклонения к среднему значению определенного показателя и рассчитывается по формуле:

В которой:

σ — среднее квадратическое (стандартное) отклонение;

x — среднее значение.

В результате анализа ассортимент товаров можно разделить на три группы в зависимости от величины коэффициента вариации. Вот как обозначают получившиеся категории:

• X — группа с отклонением до 10 %. Сюда входят наименования, продажи которых стабильно высоки и спрос легко прогнозировать.
• Y — группа с отклонением от 10 до 25 %. Сюда попадают товары с сезонными продажами, спрос на них сложнее спрогнозировать, чем в категории X.
• Z — группа с отклонением выше 25 %. В данную категорию относят товары, продажи которых носят нерегулярный характер, спрогнозировать спрос не удается.

Единых стандартов относительно границ значений для группировки по X, Y и Z не существует. Всё зависит от специфики конкретной компании, сезонности продукции, текущих рыночных тенденций и других условий. Анализ ассортимента по ABCXYZ-системе должен быть проведен с учетом этих особенностей. Так, для категории X максимальное отклонение может быть на уровне как 10, так и 15 %. При этом смещаются и значения для других категорий: 15–50 % для Y и от 50 % для Z.

В рамках методики XYZ-анализа выделяют шесть этапов:

1. Сначала определяют объект для проведения анализа (например, конкретный клиент, поставщик, категория товаров, отдельный товар из ассортимента и т. п.).
2. Далее решают, по какому именно параметру будет проводиться анализ. Чаще всего для этого выбирают объем продаж товара или, например, количество отгружаемых со склада комплектующих. При этом единица измерения не имеет значения для расчетов.
3. Теперь нужно определиться с количеством периодов, которые будут учтены при анализе: можно взять цикл от одной недели до нескольких месяцев, года.

Период для анализа определяется в зависимости от особенностей компании и продукции. Универсального рецепта нет, но есть ряд рекомендаций:
• выбранный период должен превышать стандартный для вашей ситуации цикл поставок продукции;

• чем более длительный период для анализа вы возьмете, тем показательнее будет результат.

4. На данном этапе рассчитывается коэффициент вариации по каждому наименованию. В Excel для этого есть специальные формулы:

= СТАНДОТКЛОНП (диапазон ячеек) / СРЗНАЧ (диапазон ячеек)

5. Группировка по категориям X, Y, Z по результатам анализа.
6. Формирование выводов по полученным данным.

Седьмым шагом может стать совмещение результатов обеих частей ABC- и XYZ-анализа и оформление единой матрицы.

Алгоритм XYZ-анализа:

1. Выбираем ассортимент товаров для анализа.
В зависимости от цели анализ может проводиться по всему ассортименту магазина, торговой сети или товарной группы.

2. Определяем временной интервал для анализа, для которого будем рассчитывать стабильность поведения каждого товара. Интервалом может быть один день, неделя, месяц.

Интервал для анализа должен превышать периодичность продаж большей части товаров, которые будем анализировать. Для продуктового ритейла логичным выбором будет неделя из-за цикличности покупательского поведения.

3. Определяем временной период, по которому будем проводить анализ.
Чем больше выбранный период и чем больше в него входит временных интервалов, тем нагляднее будут полученные данные.

В каких ситуациях проводят ABC-XYZ-анализ

Некоторые маркетологи считают, что ABC-анализ желательно проводить постоянно, чтобы «фильтровать» товары и услуги, понимать, что пользуется популярностью, а что лучше оставить «за бортом». Как минимум, подобный анализ рекомендовано проводить раз в квартал, при подведении каких-либо итогов.

Также он может потребоваться при введении нового продукта: он не станет популярным сразу же, но желательно отслеживать «рост» спроса, а если его нет – то имеет смысл отказаться от новинки.

Другая ситуация: изменение производственных процессов. Компания внедрила экологичную упаковку, поставила новую аппаратуру, но продолжают поставлять старые пакеты и коробки. Иногда, особенно при наличии нескольких точек, отследить такие моменты непросто без видимых данных, которые показываются цифрами.

ABС-анализ подскажет:

1. Когда не стоит пытаться продать то, что не пользуется спросом – иногда можно реализовать такие товары с помощью рекламных акций и специальных скидок, но это не оправдывает себя, особенно в долгосрочной перспективе.
2. Когда не нужно вкладывать имеющиеся средства в какой-либо актив, будь то орудия производства, товары под дальнейшую реализацию или расширение ассортимента услуг.

Если нужно отследить «работу» позиций на протяжении определенного времени, то лучше всего подойдет смешанный ABC-XYZ-анализ. Специалисты говорят о комплексном подходе. Анализ достаточно прост, поскольку не требует никаких особенно сложных инструментов, проводится в обычном редакторе Excel.

В ходе проверки выявляются:

• ресурсы – товары или материалы, которые лежат на складе и мало используются;
• ресурсы, которые должны всегда находиться на складе, потому что они необходимы постоянно и не «задерживаются»;
• неликвиды – в том числе, можно проанализировать, каким способом можно реализовать с оптимизацией затраты на хранение, складское обслуживание;
• возможности возвращения неликвидов в продажу – возможно, их реально добавить к каким-нибудь более популярным, по такому принципу продаются товары «купи товар и получи другой в подарок;
• возможности для более грамотного контроля за счет разделения на девять основных групп, по отношению к каждой можно будет использовать различные подходы стимуляции потребления и сбыта.

Анализ двойной, но дает представление о разных понятиях. Для начала рекомендовано проводить ABC-анализ, поскольку он дает комплексное представление о том, какие товары и услуги приносят максимальную отдачу.

XYZ-анализ предлагает понять, насколько стабилен спрос, стоит ли экспериментировать, если да, то в какой момент времени (в том числе, с учетом сезонного спроса).

Особенности и цели анализа

На разных этапах работы владелец интернет-магазина задумывает об оптимизации ассортимента. Во-первых, такой подход позволяет сократить трудозатраты, во-вторых, он помогает эффективно управлять товарным ассортиментом, в-третьих, – уменьшить расходы. Последний фактор достаточно важный, ведь нерентабельные товары занимают место на складе, устаревают, портятся, в результате чего предприниматель не только не получает прибыль, но и терпит убытки. В этом случае целесообразно провести ABC и XYZ-анализ, используя онлайн-программы или Excel. Эти модели можно использовать для решения любых задач и классификации разных ресурсов, представляющих интерес для бизнеса:

• ассортимент;
• клиенты;
• каналы продаж;
• менеджеры;
• поставщики, иное.

В обзоре мы рассмотрим особенности применения этих видов анализа для ассортимента интернет-магазина. Дело в том, что предприниматели, в каталоге которых собрано 30-50 и более товаров, нередко сталкиваются с проблемами, связанными с продажами. 20 товаров продаются активно, 80 – не пользуются популярностью, просто занимая место на складе. Анализ ассортимента позволяет решить стратегические задачи:

• сокращение ассортимента в пользу товаров, которые продаются лучше всего. На базе этих данных выстраивается маркетинговая кампания, используются ресурсы менеджеров по продажам, решаются организационные вопросы;
• экономия на разных процессах, ведь правильный анализ позволяет выделить, а потом исключить плохо продающиеся товары. В итоге можно пересмотреть некоторые статьи расходов: сокращение персонала, поиск менее просторного складского помещения, оптимизация логистики, другие;
• предупредить неприятные ситуации, связанные с поставками. Например, предприниматель взял у поставщика партию товара на условиях отсрочки платежа. 15% продукции он успешно продал, но 85% зависли на складе. В этом случае конфликтов не избежать, предупредить такие неприятные сюрпризы поможет ABC и XYZ-анализ.

Метод XYZ анализа содержит следующие этапы

Первый этап XYZ анализа предполагает определение уровня спроса путем расчета коэффициента вариации по каждой группе товара. Коэффициент вариации определяется отклонением спроса на товар от среднего значения. Чем он выше, тем спрос на анализируемую группу товаров менее стабилен.

Второй этап XYZ анализа предполагает деление товаров на группы в соответствии со значениями коэффициента вариации. Деление происходит по следующим критериям:

Группа X – товары со стабильным спросом, коэффициент вариации находится в пределах от 0% до 10%;

Группа Y – товары с сезонным спросом, коэффициент вариации определен от 10% до 25%;

Группа Z – товары со случайным спросом, коэффициент вариации от 25% и выше.

В чем суть XYZ-анализа?

Задача XYZ-анализа – рассчитать, насколько стабилен спрос на те или иные товары. На уровень продаж любой продукции влияют различные факторы, например, сезонность, новые тенденции, мода, уровень дохода населения. Рассчитав изменения объема продаж по месяцам, товарные позиции распределяют по категориям:

• Х — товары со стабильным спросом, колебание продаж в пределах 0−10% — они всегда должны быть на складе в достаточном количестве;
• Y — товары с колебанием в 10-25%, например, сезонные – стоит держать на складе небольшое количество таких товаров;
• Z — товары со случайным спросом, на который указывает колебание свыше 25% — их лучше продавать по предзаказу или просто исключить из ассортимента.

ABC-XYZ-анализ нужен практически любому бизнесу. Но у метода есть ограничения

ABC-XYZ-анализ позволяет разбить все товары или продукцию на 9 групп в зависимости от объемов продаж и стабильности спроса.

Однако не следует полностью полагаться на результаты ABC-XYZ-анализа — нужно учитывать и другие факторы. Не нужно сразу отказываться от товаров, которые попали в невыгодные группы. Сначала стоит проанализировать все причины, по которым они туда попали, и только потом принимать решение об изменении ассортимента.

Например, новый товар на начальном этапе его продвижения может довольно долго находиться в группе «аутсайдеров». Но это не значит, что ими не следует заниматься. Возможно, они поднимутся до категории тех, что приносят самую большую прибыль.

Также спад продаж может быть связан с форс-мажорными обстоятельствами, которые носят временный характер. Например, аномально теплая зима 2019–2020 года в европейской части России привела к существенному снижению спроса на зимнюю одежду. Но это не значит, что дальше заниматься продажей зимних товаров невыгодно. При возврате климатической нормы в следующем году восстановится и спрос на эти товары.

Не подойдет ABC-XYZ-анализ компаниям, которые продают один товар или услугу. Но таких очень мало.

Этот анализ полезен для всех бизнесменов, которые работают с несколькими видами товаров или продукции. Чтобы нужные запасы всегда были на складе, но не оставалось непроданных излишков, с каждой из групп необходимо работать по своему алгоритму.

Похожие записи:

• Получение гражданства РФ гражданами Украины
• Статья 4 ТК РФ. Запрещение принудительного труда (действующая редакция)
• КАЗАХСТАНСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ БУХГАЛТЕРОВ УЧЁТ 2023