Право второй подписи главного бухгалтера
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Право второй подписи главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Первичные документы и регистры учета
Первичными документами оформляются факты хозяйственной жизни, т.е. каждая сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Первичные учетные документы подписывает лицо (лица), совершившее (совершившие) сделку, операцию и ответственное (ответственные) за ее оформление, либо лицо (лица), ответственное (ответственные) за оформление свершившегося события, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пп.пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Регистры бухгалтерского учета подписывает также лицо, ответственное за их ведение (пп.пп. 6, 7 ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, полагаем, что в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ список лиц, ответственных за оформление первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета, может определить руководитель (либо иное должностное лицо с соответствующими полномочиями) организации, выполняющей по договору услуги по ведению бухгалтерского учета.
Таким образом, полномочия на подписание бухгалтерских документов (первичных и регистров учета) могут содержаться и в самом договоре на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета. В договоре стороны согласовывают лиц (сотрудников исполнителя), которые наделяются правом подписи документов, перечисленных в договоре (приложении к нему). Подпись должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и их оформление, является обязательным реквизитом для первичных документов согласно ст. 9 Закона N 402-ФЗ, к тому же перечень указанных лиц должен утверждаться руководителем хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером.
Далее рассмотрим вопрос наделения правом подписи документов, не являющихся первичными и не относящихся к регистрам бухгалтерского учета.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит
Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:
- заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
- подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
- взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.
Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.
Право подписи документа
Бухгалтерские Вести, №33
Автор: Далия Дёмина, юрист Интеркомп
Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте — очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.
Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа.
Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица. Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.
В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.
Разрешение на подписывание счетов-фактур главным бухгалтером и «другим лица»
Кто подпишет счет-фактуру?
Налоговый кодекс Российской Федерации(1) разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».
Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.
Зачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.
Поэтому на практике возникают вопросы:
- в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
- как правильно оформить такое делегирование?
- какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного бухгалтера) лицами?
Счет-фактура без подписи главбуха: правомерен ли вычет?
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.11.2006 по делу № А56-35103/2005 суд указал, что идентичность подписей гендиректора и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не лишает организацию права заявить к возмещению НДС, уплаченный поставщику на основании этого документа. Но это при условии, что в нем указаны все необходимые реквизиты и сведения, предусмотренные налоговым законодательством.
«Наличие в счетах-фактурах расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера не предусмотрено положениями пункта 6 статьи 169 НК РФ и требованиями к оформлению первичных учетных документов, приведенными в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ», – указано в постановлении.
Подобный вывод содержится и в других резолюциях. Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 29.10.2008 № Ф08-6533/2008 по делу № А53-2656/2008-С5-14 суд признал правомерным вычет по счету-фактуре, подписанному руководителем. А все потому, что, согласно приказу, право подписи бухгалтерских и финансовых документов за главного бухгалтера он оставил за собой.
Аналогичное решение, мотивированное тем, что в компании гендир одновременно исполняет обязанности главбуха, суд озвучил в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.06.2009 по делу № А53-17547/2008-С5-23.
То есть не последнюю роль в возможности отстоять правомерность отсутствия подписи главбуха общества в счете-фактуре играет детальное планирование организации бизнеса – в уставе и других учредительных документах.
Риск-ориентированный подход специалистов 1С-WiseAdvice к ведению стратегически важных для бизнеса процессов – бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, в том числе кадровому и пр. – освободит компанию от необходимости вносить изменения в учредительные документы или выпускать приказы задним числом.
Руководители компаний, которые передали бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, тратят свое время на развитие бизнеса, а не его повседневное обслуживание.
Права работников организации и третьих лиц
ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.
Причины могут быть различными:
- болезнь, отпуск, командировка руководителя;
- круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
- значительные объемы документооборота.
Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:
- За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
- Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
- Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
- Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.
Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.
Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.
Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.
Когда доверенность нужно заверять у нотариуса?
Для получения ТМЦ, документов в налоговой инспекции, сдачи отчетности и представления интересов организации в арбитражном суде нотариальное заверение не требуется. Однако в некоторых случаях к нотариусу обращаться приходится:
- Для удостоверения доверенности на совершение сделки, которая по закону должна проходит через нотариуса. Например, при заключении сделки об уступке права требования по договору, который был заверен нотариусом.
- Если нотариального заверения требует закон. Например, при государственной регистрации прав на недвижимое имущество.
- При передоверии полномочий, полученных по доверенности. Генеральный директор выдал доверенность главному бухгалтеру на сдачу документов в налоговую. Главбух может поручить эти действия бухгалтеру, но только через нотариальное удостоверение. Обычно прибегают к оформлению новой доверенности на бухгалтера за подписью руководителя организации.
Предприниматели должны оформлять нотариальные доверенности на бухгалтеров только в случае отсутствия печати. Если собственной печати у предпринимателя нет, его подпись должна быть удостоверена нотариусом.
Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов
Налоговики сняли вычеты по НДС и доначислили налог на прибыль из-за подписи на счет-фактуре. Документ подписал менеджер, у которого не было доверенности на подписание первичных бухгалтерских документов. В статье расскажем, в каких случаях оформляют доверенность на подписание первички, как составить документ и приведем образец для скачивания.
Согласно закону «О бухгалтерском учете», подписывать первичные документы может директор или доверенный сотрудник. Руководитель передает право подписи двумя способами: издает соответствующий приказ либо оформляет доверенность.
Какой способ выбрать зависит от действий и работника, которому руководитель делегирует полномочия. Список доверенных сотрудников руководитель согласовывает с главным бухгалтером.
Если в компании нет главбуха, руководитель единолично принимает решение.
После того как сотрудник подписал доверенность или приказ, на него перекладывается ответственность за оформление первичных бухгалтерских документов. Работник ставит на документе подпись и расшифровку. Это нужно, чтобы его могли идентифицировать при любых проверках.
Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?
Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.
Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.
Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.
Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.
Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?
До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:
- право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
- право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).
В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.
Таким образом, указанное понятие законодательством:
- в качестве обязательного не предусмотрено;
- может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.
Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.
Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.
См. также: «Право второй подписи главного бухгалтера на документах».
Положение о главных бухгалтерах
В настоящее время действует еще документ, принятый в советское время — это Положение о главных бухгалтерах, в котором обозначены квалификационные требования к главному бухгалтеру. Так, согласно п.5 Положения на должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее специальное образование. А в необходимых случаях по решению вышестоящего органа на должность главного бухгалтера может быть назначено лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него стажа работы по специальности не менее трех лет.
Несмотря на то, что данное Положение не относится к уровню федерального законодательства, на практике работодатели предъявляли к должности главных бухгалтеров требование о наличии высшего специального образования. Точку в данном споре поставил Верховный суд (Решение ВС от 22.10.2014 г. №АКПИ14-965), который признал недействующим п.5 Положения о главных бухгалтерах и напомнил, что особые требования к образованию главного бухгалтера установлены Законом №402-ФЗ и другими Федеральными законами. А поскольку Положение не имеет статус Федерального закона, то установленные в нем правила, противоречащие нормативным документам более высокого уровня, являются недействительными и не подлежат применению.
Следует отметить, что при рассмотрении трудовых споров, касающихся увольнения главного бухгалтера (бухгалтера) по причине отсутствия у последнего высшего образования, судьи и ранее обращались к требованиям, изложенным в Законе №402-ФЗ.
Пример №1.
Работница имеет непрерывный трудовой стаж в должности бухгалтера с 1994 года. В бюджетном учреждении она работает в должности главного бухгалтера с момента образования учреждения. За годы работы в должности бухгалтера она неоднократно повышала свою квалификацию. Награждена почетной грамотой Министерства сельского хозяйства РФ, является ветераном труда.
Однако приказом начальника бюджетного учреждения она была уволена с работы по ст. 84 ТК РФ в связи с отсутствием документа, подтверждающего квалификацию (образование).
Аргументы истца:
Работодатель не обосновал свое решение, требование о высшем образовании к главному бухгалтеру нигде не закреплено.
Аргументы ответчика:
В возражении на исковое заявление ответчик указывал, что истцом не приложены к иску документы об образовании. Восстановление истца в должности главного бухгалтера приведет к негативным правовым последствиям, а именно: к нарушению ФЗ «О бухгалтерском учете», к отрицательной реакции при проведении проверок.
Вердикт суда (Решение №2-270/2013 от 14.10.2014 г. Юстинский районный суд (Республика Калмыкия)):
Трудовой договор прекращается вследствие нарушения установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил его заключения (п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы, в следующих случаях: отсутствие соответствующего документа об образовании и (или) о квалификации, если выполнение работы требует специальных знаний в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом (ч. 1 ст. 84 ТК РФ).
В соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 7 Закона №402-ФЗ иметь высшее образование должны главный бухгалтер в открытых акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций), в органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов. Бюджетное учреждение к вышеуказанным организациям не относится.
На основании вышеприведенных доводов работница была восстановлена в должности главного бухгалтера бюджетного учреждения.
Следует отметить, что аналогичные решения выносились и ранее (решение №М-1207/2013 от 01.11.2013 г. Мирнинский районный суд (Республика Саха (Якутия)).
Кроме того, руководитель не имеет права расторгнуть с главным бухгалтером трудовой договор из-за отсутствия высшего образования лишь на основании того, что в должностной инструкции это требование предусмотрено.
Пример №2.
Главный бухгалтер ООО «Лютик» не имеет высшего образования, работает в транспортной компании с 2010 г. При этом в должностной инструкции главного бухгалтера имеется специальный пункт «На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование».
Правомерно ли будет увольнение главного бухгалтера на основании несоответствия требованиям должностной инструкции?
Одним из оснований прекращения трудового договора является отсутствие соответствующего документа об образовании, если выполнение работы требует специальных знаний в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом (ч.1 ст.84 ТК РФ).
По условиям примера, требование о наличии высшего образования работника установлено только его должностной инструкцией, поэтому увольнение главного бухгалтера по основанию, предусмотренному ч. 1 ст. 84 ТК РФ, неправомерно.
Однако расторжение трудового договора возможно по другому основанию — несоответствие работника занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п.3 ч.1 ст.81 ТК РФ). Порядок проведения аттестации устанавливается локальными нормативными актами.