Инвентаризация перед годовой отчетностью. Особенности инвентаризации-2020
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация перед годовой отчетностью. Особенности инвентаризации-2020». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.
Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии
С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.
Во время описи определяют:
- есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
- насколько корректно присвоены инвентарные номера;
- правильно ли ведется бухгалтерский учет;
- объемы недостач/излишков.
Как оформить ведомость
Как сделать инвентаризацию основных средств – пересчитать их и зафиксировать все отличающиеся параметры. Стоит помнить, что проведение необходимо не только для установления соответствия количества единиц фактически и по плану. Также сличаются и другие характеристики, которые должны совпадать с данными в карточке:
- работоспособность;
- инвентарные номера;
- для чего предназначается;
- как выглядит внешне, уровень амортизации;
- наличие/отсутствие дефектов.
Когда осматриваются здания, важно обратить внимание на:
- количество этажей;
- год строительства;
- материал, из которого было построено помещение;
- общая площадь и доля полезной из нее.
Как оформить протокол, который составляется на заключительном заседании
После того как завершится инвентаризация и заполнятся все документы, собирается последний совет для подведения итогов. Руководителю приносят отчет о проделанной работе. Это не обязательный процесс, но протокол его ведения может стать реальным доказательством в суде, если будет подан иск о причинении ущерба предприятию.
В ходе встречи зачитываются все перемены, недостачи, излишки, слушаются пояснения МОЛ и мнения экспертов.
В заключении готовится документация, где вписывается:
- итоги выполненной процедуры;
- причины, по которым были указаны в бухучете неверные данные;
- заключения, которые приняла комиссия;
- предложения – как устранить все недостатки и исправить ошибки.
Подписывают его все присутствующие, затем его передают руководителю, чтобы он принял окончательное решение по всем неточностям и несоответствиям.
Инвентаризация на предприятии шаг за шагом
Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.
-
Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
- оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
- контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
- установление дат проверки;
- утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
- вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
- Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
- Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
- Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
-
Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
- зачет средств (взаимозачет);
- списание убыли;
- оприходование излишков;
- отнесение на виновных лиц.
Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении с периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится один раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.
Лучше всего проводить сверку в конце отчетного периода, непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ряда случаев, требующих немедленной проверки:
- чрезвычайная ситуация;
- продажа или аренда активов;
- реорганизация, ликвидация учреждения;
- обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств;
- назначение нового руководителя учреждения или материально ответственного лица.
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Обязательно ли присутствие материально ответственных лиц при инвентаризации
По общему правилу, материально ответственное лицо должно присутствовать при инвентаризации. Но только вверенных ему ценностей. Так, мат. ответственные работники отдельного склада должны присутствовать при пересчете комиссией склада, но не обязаны находиться, к примеру, в магазине, где за сохранность ТМЦ отвечают работники магазина.
Как быть, если мат. ответственное лицо не может присутствовать при пересчете в силу объективных причин? Можно ли проводить инвентаризацию?
Можно, но при соблюдении нескольких обязательных этапов:
1. Мат. ответственному работнику следует вручить письменное предложение присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей. На что работник должен дать тоже письменный ответ, в котором изложит причины, почему не может быть на инвентаризации.
Если же данное требование невыполнимо (например, работник отсутствует по невыясненным причинам), составляют акт об его отсутствии.
2. На основании ответа работника либо акта об отсутствии руководителю нужно издать приказ о проведении пересчета в отсутствие материально ответственного лица.
3. Во всех инвентаризационных документах в местах, где должен отметиться отсутствующий сотрудник, делают записи о том, что он отсутствует и по какой причине. Каждую такую запись заверяют подписями всех членов комиссии.
4. Разрешено вместо мат. ответственного лица привлечь независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. В случае необходимости (например, при оспаривании мат. ответственным лицом результатов инвентаризации) свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии.
Обязательно ли компания должна работать с ИНВ-4?
Форма ИНВ-4 унифицированная, первичный документ. Бланк был введен в работу Постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 года №88. ИНВ-4 был обязателен до 2013 года, а затем обязательные унифицированные формы перешли в разряд рекомендованных. Для инвентаризации отгруженных ТМЦ организации вправе составить собственный бланк, дополнив уже существующий. Обязательные реквизиты удалять из формы нельзя, без них документ не будет считаться юридически значимым.
Удобство ИНВ-4 неоспоримо: некоторые компании по-прежнему его используют. Кроме того, проверяющие органы тоже предпочитают работать с унифицированными бумагами.
Внимание! Руководство компании должно принять решение в пользу собственно разработанных или унифицированных бланков и зафиксировать его в учетной политике
Подготовительные мероприятия
Чтобы процесс инвентаризации незавершенного производства дал эффективные результаты, необходимо провести на предприятии ряд подготовительных процедур. Работникам склада необходимо произвести сортировку объектов НЗП согласно их номенклатуре, а также отделить от общего числа продукции изделия с браком, чтобы облегчить процесс подсчета.
Сотрудники бухгалтерии обязаны провести все документы по движению материалов, полуфабрикатов, сырья и объектов НЗП по счетам аналитического и синтетического учета. Помимо этого, необходимо выявить приостановленные и аннулированные заказы, а также подготовить схему, по которой будет производиться расчет себестоимости НЗП.
Директор производственного предприятия, или лицо, выполняющее его обязанности, должен издать приказ о проведении инвентаризации, в котором будут указаны сроки осуществления мероприятия, а так же состав рабочего ревизионного комитета. В документе прописывается перечень проверяемого имущества, и указывается причина, в соответствии с которой проводится инвентаризация.
Причины инвентаризации могут быть различны. Вот пример некоторых из них:
- увольнение работника склада или иного материально-ответственного лица;
- составление годовой отчетности (ст. 12 закон 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
- подозрение или установление хищений или кражи;
- порча имущества.
Основные подготовительные процедуры можно представить в виде наглядной схемы:
| Процедура | Описание |
| Издание приказа | Приказ издается директором предприятия, или иным уполномоченным лицом. В приказе прописываются ключевые моменты по инвентаризации, указываются сроки проведения проверки, причины ревизии и состав проверяющей комиссии |
| Оформление документации и процесс ее сдачи | Материально-ответственные лица должны предоставить в бухгалтерию все данные о движении объектов НЗП, а сотрудники бухгалтерии обязаны обработать документы в соответствии с установленными правилами и внести их в программу инвентаризации |
| Выявление отдельных единиц или групп объектов | Номенклатура, по которой должна проводиться инвентаризация разрабатывается бухгалтерией и отделом экономики предприятия совместно с ревизионным комитетом |
Инвентаризация недвижимого имущества: порядок проведения
Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе основных средств, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других основных средств, но с учетом некоторых особенностей.
Помимо прочего, при инвентаризации недвижимости проверьте наличие документов (свидетельств о государственной регистрации права собственности и др.), подтверждающих право собственности на эти объекты (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации). Убедитесь, что реквизиты документа, подтверждающего право собственности, указаны в инвентарной карточке объекта.
Дополнительно проверьте и укажите в описях основные характеристики объектов недвижимости, например (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации):
• по зданиям — их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки;
• по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов;
• по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры;
• по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна;
• по земельным угодьям в сельскохозяйственных организациях — балансовую стоимость и сумму начисленной амортизации по капитальным вложениям на коренное улучшение земель, а также местонахождение земельных участков и за кем они закреплены (отделение, бригада, другое структурное подразделение) (п. 34 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету инвестиций, осуществляемых в форме капитальных вложений в сельскохозяйственных организациях).
Инвентаризация незавершенного строительства (образец акта)
ВниманиеОднако бланков формуляров, применяемых для ревизии «незавершенки», министерство не опубликовало. Другой орган — Госкомстат Российской Федерации — своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 разработал и утвердил официальные формуляры и описи, используемые при сверке активов и обязательств организации. Однако форму бланка инвентаризации незавершенного производства указанный выше акт нормотворчества также не содержит. Надо помнить, что на территории России в настоящее время нет строго обязательных к применению актов и описей инвентаризации. Каждое отечественное юридическое лицо вправе как использовать документы, утвержденные Госкомстатом, так и разработать собственные формуляры. Обязательным условием перед проведением проверки является сдача материалов и производственного товара, не задействованного на момент проверки в производстве. Согласно положениям Методических указаний Минфина РФ инвентаризация незавершенного производственного строительства – это проверка наличия, как уже возведенных зданий и сооружений, но не принятых в эксплуатацию, так и объектов, возведение которых еще не началось или еще находится в стадии возведения. (Заполненный акт) Инвентаризация незавершенного строительства Основания для проведения инвентаризации НЗП Основным нормативным актом, регулирующим порядок проведения инвентаризации, является Методические указания, утвержденные Приказом №49.
Инвентаризация незавершенного строительства
ВажноВ ходе проведения инвентаризации капитальных затрат следует обратить внимание на объекты, безосновательно отражаемые в бухгалтерском учете на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», по которым выполняются условия п. 4 ПБУ 6/01 для принятия к учету в составе основных средств. На объекты незавершенного капитального строительства не распространяется право проведения инвентаризации один раз в три года, как это установлено для объектов основных средств (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). Поскольку специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для таких активов не установлено, организация разрабатывает такие формы сама и утверждает их в своей учетной политике (п.
Министерство финансов Российской Федерации в пункте 3.27 Методических указаний, утвержденных Приказом от 13.06.1995 № 49, разработало порядок инвентаризации неоконченного производства и будущих расходов. В соответствии с позицией Минфина России, изложенной в вышеуказанном положении, для надлежащего и правильного оформления инвентаризации НЗП предприятию следует:
- определить фактическое количество изделий, производство которых не завершено;
- выявить текущую комплектность такой продукции;
- рассчитать остаток «незавершенки» по аннулированным и приостановленным заказам.
Для правильного оформления указанной ревизии в качестве бланка инвентаризационной описи незавершенного производства можно воспользоваться разработанным Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 N 88 актом за № ИНВ-3 с видоизменением некоторых столбцов.
Прежде чем сдать документы на хранение и в архив предприятия, их необходимо соответствующим образом подготовить.
Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований:
1) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2) подлинники должны быть отделены от копий;
3) годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;
4) в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев они помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Как оформить инвентаризацию документально
Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.
| Имущество, проверяемое в процессе инвентаризации | Унифицированная форма |
| основные средства | ИНВ-1, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| нематериальные активы (НМА) | ИНВ-1а, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности | ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении или в пути | ИНВ-5, ИНВ-6 |
| наличные денежные средства | ИНВ-15 |
| драгметаллы, драгоценные камни | ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9 |
| ценные бумаги и БСО | ИНВ-16 |
| дебиторская, кредиторская задолженности | ИНВ-17 |
Если при инвентаризации выявлены недостачи или излишки, оформляется сличительная ведомость. Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки. Унифицированная форма этого документа — ИНВ-26.
Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность.
Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.
В зависимости от целей, инвентаризация может классифицироваться следующим образом:
| Критерии | Вид инвентаризации | Пояснение |
|---|---|---|
| степень охвата | полная (общая) | сверка всех активов организации |
| выборочная (частичная) | сверка некоторых объектов, подлежащих инвентаризации | |
| периодичность | плановая | например, перед годовым бухгалтерским отчетом |
| внезапная | при срочной необходимости (например, при хищении имущества) |