Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

1. с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
2. с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
3. с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
• утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
3. распорядительная документация по предприятию;
4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
5. переписка со сторонними организациями;
6. переписка внутри организации;
7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Как правильно составить

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2019 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

• 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
• 07 — номер дела «Трудовые договоры».

Пересмотр, уточнение и внесение изменений

Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.

Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.

Уточнение проводится в 2 этапа:

• обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
• выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г., — Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).

Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

<...>

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

<...>

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

• В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
• с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
• какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

• Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).

• 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
• В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
• В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
• В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке.

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса

Поскольку для любой организации необходимо упорядочение документооборота, поступающий поток документации группируют по нескольким важным блокам (акты, касающиеся личного состава, договоры о труде, должностные инструкции). Формирование начинается исключительно после поступления приказа руководства.

На законодательном уровне не принято четких алгоритмов составления номенклатуры, однако процесс можно условно разбить на несколько этапов:

• Изучение документального фонда компании с помощью журнала регистрации отдела кадров, данный этап приобретает особую значимость при формировании номенклатуры впервые (затем ежегодно пересматривается);
• Если составляется не впервые, то первым шагом станет отслеживание последних изменений потока;
• После исследовательского этапа осуществляется процедура заполнения образца;
• Проставление по завершению календарного года итоговой записи по установленной форме (служит подтверждением того, что указанный блок передан в соответствующий отдел или архив)

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

• Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
• Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
• Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

• перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

• должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
• могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
• могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

• перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
• сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Составляем номенклатуру дел

Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую. Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация.

В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается расписание штата. отбирается персонал. Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию.

Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск. В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Похожие записи:

• Расчет алиментов: примеры и калькулятор
• Сравнение размера пенсии и пенсионного возраста в России и в разных странах мира
• Разрешенная тонировка передних стекол по ГОСТУ 2023 году