Оборотные, сальдовые, шахматные ведомости — Бухгалтерский учет (Кабкова Е.)
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оборотные, сальдовые, шахматные ведомости — Бухгалтерский учет (Кабкова Е.)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассматриваемые отчеты отличаются от рассмотренных выше отсутствием выполнения равенства значений по кредиту и дебету. Объясняется это тем, что при отражении сумм или других показателей на аналитических счетах не действует принцип двойной записи, который обязателен при оформлении проводок на синтетических счетах. Нужное значение вносится в кредит или дебит одного аналитического счета.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются по каждой однородной группе аналитических счетов, открываемых к синтетическому счету.
По аналитическим счетам различают две формы оборотных ведомостей:
1. Оборотная ведомость по счетам для учета материальных ценностей (в количественно-суммовом выражении).
2. Оборотная ведомость по расчетным счетам (в денежном (суммовом) выражении).
В оборотной ведомости по счетам аналитического учета соблюдаются следующие равенства:
1. Начальное сальдо аналитических счетов равно начальному сальдо того синтетического счета, к которому они открыты.
2. Сумма дебетовых оборотов аналитических счетов равна сумме дебетового оборота соответствующего синтетического счета.
3. Сумма кредитовых оборотов аналитических счетов равна сумме кредитового оборота соответствующего синтетического счета.
4. Сумма конечного сальдо аналитических счетов равна конечному сальдо того синтетического счета, к которому они открыты.
Форму оборотных ведомостей имеют многие журналы-ордера и ведомости к ним. По счету 71 составляется журнал-ордер ф. № 7-АПК.
Оборотные ведомости по аналитическим счетам имеют контрольное и оперативное значение, так как по данным этих ведомостей осуществляется контроль за остатками, поступлением и расходованием материальных ценностей, а также за состоянием расчетов.
При журнально-ордерной форме учета аналитический учет материальных ценностей в бухгалтерии ведется в сальдовых ведомостях, в которых отражаются только остатки (сальдо) на начало и конец месяца, а обороты не фиксируются. Сальдовая ведомость открывается к каждому синтетическому счету в разрезе субсчетов. В ведомости записывают остатки на конец месяца по каждому складу и в целом по хозяйству.
Для чего нужны оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам
Оборотно-сальдовые ведомости – это способ обобщения информации бухучета по работающим бухсчетам предприятия, а конкретнее тем, по которым выполнялись хозоперации. Составление регистра возможно за любой временной промежуток: от одного месяца до года. Таблица состоит из показателей входящего остатка, оборотов и значений исходящего остатка, а также общих сумм. Разбивка приводится в разрезе дебета и кредита.
Оборотная ведомость по счетам синтетического учета – это единый свод данных в разрезе синтетических счетов бухучета. Корректность заполнения таблицы проверяется соблюдением следующих пар равенств:
Равенство остатков и оборотов объясняется возможностями бухучета, то есть практическим воплощением двойной записи и принципа корреспонденции в бухучете – сумма имущества (актива) равняется сумме источника (пассива). Если вышеприведенные равенства не соблюдаются, значит при формировании «оборотки» допущены неточности/ошибки, которые требуют соответствующей правки данных.
Оборотная ведомость по счетам аналитического учета – это единый свод данных в разрезе аналитического бухучета для проверки, корректировки, анализа информации, а также контроля. Подразделяются на расчетные, использующие денежные измерители, и материальные, использующие натуральные измерители. Примером первых могут служить «оборотки» по 60, 76, 62 сч.; вторых – по 01, 04, 10, 08 сч. Сальдовая ведомость по аналитическим счетам составляется для анализа поступления и выбытия активов, управления расчетов с партнерами (поставщиками), подотчетниками, подрядчиками или клиентами. В отличие от «обороток» по синтетическим бухсчетам аналитические табличные ведомости могут не иметь внутренних равенств, но обязаны совпадать с рассматриваемым детально бухгалтерским счетом.
Классификация оборотных ведомостей
Оборотная (оборотно-сальдовая ведомость) показывает, за счет каких сумм дебетовых и кредитовых оборотов по счету (или счетам, или определенной аналитике, выделяемой в конкретном счете) за определенный период из суммы начального сальдо сформировалось значение конечного остатка.
То есть такой документ, как оборотная ведомость, может создаваться в трех основных вариантах:
- ОСВ по общей совокупности синтетических счетов;
- оборотная ведомость по отдельному синтетическому счету или по нескольким синтетическим счетам;
- оборотная ведомость по конкретной аналитике, выделяемой на синтетическом счете, или по нескольким таким аналитикам.
Несмотря на наличие вариантов, структура оборотных ведомостей окажется одинаковой. В ней будут присутствовать:
- сальдо на начало периода;
- обороты по дебету;
- обороты по кредиту;
- сальдо на конец периода.
Алгоритм составления оборотной ведомости удобнее рассматривать на примере отдельного синтетического счета. Пусть это будет счет 71, на котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс:
количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.
После составления шахматной ведомости
После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.
Оборотная и шахматная ведомости
оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов, она регистрирует обороты и остатки по всем работающим счетам.
2 вида оборотных ведомостей
: по синтетическим счетам, по счетам аналитического учета.
Синтетический учет
— обобщенный, ведется в целом по расходам и приходам по данному счету.
Аналитический учет
— ведется в рамках счета по каждому из объектов (каждому зданию, работнику и т. д.).
сумма всех значений по аналитическим счетам должна быть равна общей сумме по указанному счету. Такое сложение имеет контрольный (проверочный) смысл.
Какие НПА регулируют заполнение оборотно-сальдовой ведомости по счету
Исторически термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах РФ не закреплялся — фактически он используется неофициально. Однако соответствующий документ широко распространен на практике.
Применение оборотно-сальдовых ведомостей косвенно предопределено положениями ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данный НПА предусматривает, что:
- сведения, отражаемые в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета (п. 1 ст. 10 закона № 402-ФЗ);
- в структуре регистра бухучета должна присутствовать группировка объектов бухучета, а также величина денежного измерения соответствующих объектов;
- формы соответствующих регистров для частных экономических субъектов утверждаются руководством, для государственных — бюджетными НПА.
Тот факт, что в качестве регистра бухучета используется именно оборотно-сальдовая ведомость, можно связать, прежде всего, с правовой традицией, сформировавшейся еще в Советском Союзе.
Так, в письме Минфина СССР и Центрального статистического управления СССР от 20.02.1981 № 35 в качестве регистров бухгалтерского учета рекомендовано использовать как раз таки оборотные ведомости — по основным, синтетическим счетам, а также субсчетам.
Другой значимый фактор, предопределяющий использование современными предприятиями обороток, — издание Минфином России приказа от 28.12.2001 № 119н, которым ведомство утвердило методические указания, касающиеся бухгалтерского учета материально-производственных запасов российских предприятий. В положениях данного НПА использются 2 понятия:
- оборотная ведомость — источник, в котором фиксируются суммы приходов и расходов, коррелирующих с движением товаров или материалов на складе, остатки на начало и конец отчетного месяца, а также соответствующие им суммы на синтетических счетах и субсчетах;
- сальдовая ведомость — документ, который в целом соответствует оборотной, но в нем не фиксируется приход и расход товаров или материалов.
В силу наличия данных НПА, а также в ходе практики документооборота в деловом и бухгалтерском сообществе РФ постепенно получили распространение более или менее общепризнанные форматы оборотно-сальдовых ведомостей, структуру которых мы рассмотрим далее.
Есть еще один значимый фактор для составления обороток российскими предприятиями. ФНС довольно часто истребует их при проверках — как при традиционном взаимодействии с налогоплательщиками, так и в рамках инновационных способов коммуникации с фирмами, таких как налоговый мониторинг.
В частности, в п. 8 приказа ФНС России от 07.05.2015 № ММВ-7-15/184 указано, что в регламенте информационного взаимодействия между налогоплательщиком и ФНС должно быть зафиксировано обязательство первого по представлению в ФНС оборотно-сальдовых ведомостей в рамках налогового мониторинга.
Оборотная ведомость по синтетическому счету 71: особенности формирования
Предположим, сотрудник организации Иванов получил от своего работодателя наличные деньги в размере 10 000 руб. на хозяйственные нужды, а его коллега Петров — командировочные в сумме 20 000 руб.
Через неделю Иванов отчитался об использовании денежных средств, предоставив авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 9 000 руб. Петров принес работодателю аналогичный комплект на сумму 19 000 руб.
Оборотная ведомость представляет собой таблицу, графы которой имеют следующие наименования:
|
Счет (субсчет) / Аналитические признаки субсчета |
Сальдо на начало периода |
Обороты за период |
Сальдо на конец периода |
|||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Оборотная ведомость
На счетах бухгалтерского учета в конце каждого месяца фиксируются обобщенные данные по отдельным видам хозяйственных средств, их источникам, по отдельным хозяйственным процессам. Такая информация необходима для составления отчетности, контроля за выполнением плановых заданий и оперативного управления хозяйственной деятельностью организации. Данные текущего учета, отражаемые на счетах бухгалтерского учета, должны быть достоверными.
В целях контроля за полнотой и правильностью записей на счетах бухгалтерского учета составляются оборотные ведомости. Они используются для обобщения данных текущего учета, получения информации о всех средствах предприятия или отдельных их группах. Оборотные ведомости составляются в виде таблиц отдельно по счетам синтетического и аналитического учетов.
Пример
На 1 января в организации имеются следующие остатки хозяйственных средств и источников:
| № счета | Актив | Сумма, тыс. руб. | № счета | Собственный капитал и обязательства | Сумма,тыс. ру6. |
| Материалы | 20 000 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками | 20 000 | ||
| Касса | 1 000 | Расчеты по налогам и сборам | 1 000 | ||
| Расчетные счета | 80 000 | Расчеты с персона лом по оплате труда | 30 000 | ||
| Уставный капитал | 40 000 | ||||
| Прибыли и убытки (прибыль) | 10 000 | ||||
| Баланс | 101 000 | Баланс | 101 000 |
В течение месяца произведены хозяйственные операции, которые внесены в Журнал регистрации хозяйственных операций за январь.
Обобщение данных текущего учета в оборотных областях. Оборотная ведомость по синтетическим и аналитическим счетам
С целью проверки, контроля и обобщения учета данных применяют оборотные ведомости.
Оборотная ведомость – свод оборотов и сальдо за отчетный период (месяц).
Различают оборотные ведомости по синтетическим счетам и оборотные ведомости по аналитическим счетам.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам – это таблица, в которой отражается:
− каждый синтетический счет с указанием наименования и номер.
− остаток на начало отчетного периода по активным счетам, по дебету, по пассивным счетам по кредиту.
− оборот по дебету и кредиту за отчетный период.
− остатки на конец месяца по активу по дебету, по пассиву по кредиту.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам составляются только в денежных выражениях, и имеет 3 пары итогов, по которым должно соблюдаться равенство:
1) Итог начальных остатков по Д, должен равняться, итогу начальных остатков по КТ:
Сальдо на начало Дт = Сальдо на начало Кт
2) Итог оборотов по ДТ, должен равняться, итогу оборотов по КТ:
Оборот Дт = Оборот Кт
3) Итог конечных остатков по ДТ равен итогу конечных остатков по КТ:
Сальдо на конец Дт = Сальдо на конец Кт
Схема оборотной ведомости по синтетическим счетам
| №счета | Наименование счета | Остаток на начало месяца | Оборот за месяц | Сальдо на конец | |
| Дт | Кт | Дт | Кт | Дт | Кт |
| 0,1 | Основные средства | ||||
| Материалы | |||||
| Итого | = | = | = |
Оборотная ведомость выполняет контрольную функцию при соблюдении трех пар итогов. Однако на практике имеются такие ошибки в текущих записях, которые на три правила оборотной ведомости не влияют.
Если обратиться к действующему законодательству, выяснится, что термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах не зафиксирован. Это значит, что фактически бумага используется неофициально. На деле документ широко распространен. Использование ведомости косвенно базируется на положениях статьи 10 ФЗ №402.
Нормативно-правовой акт предусматривает, что:
- данные, которые фиксируются в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета;
- в структуре регистра должна содержаться группировка объектов бухучета и величина денежного изменения каждого из них;
- формы регистров для частных субъектов экономики утверждаются государством, а для тех, которые принадлежат стране, — бюджетными НПА.
Нужно помнить, что оборотно-сальдовая ведомость — это первичный документ. Она используется в качестве . Эта особенность связана с правовой традицией, возникшей во времена СССР. Кроме того, МинФин РФ 28 декабря 2001 года осуществил выпуск приказа №119н. Документ утвердил методические указания, которые касались бухгалтерского учета МПЗ компаний РФ.
Как проверить оборотно-сальдовую ведомость
Проверка выполняется после завершения составления ведомости. Итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать. Следует помнить, что сальдо на конец и начало года должны быть идентичны.
Образование минусового или кредитного значения сальдо нужно исключить. На начало и конец отчетного года показатель должен отсутствовать на счетах 90,91 и 99.
По взаимосвязанным счетам сальдо и обороты должны соответствовать. Кроме того, необходимо удостовериться в логичности показателей. Чтобы выполнить проверку, нужно произвести расчет, который подтвердит правильность внесения данных.
Чтобы не допустить ошибки, необходимо внимательно изучить п.34 ПБУ 4/99. В нем сказано, что взаимозачет статьями пассивов и активов в бухгалтерской отчетности проводить запрещается.
Однако из правила существуют исключения. С ними можно ознакомиться, изучив соответствующие положения по бухгалтерскому учету. Ведомость считается заполненной верно только в том случае, если все правила соблюдены, а итоговые данные сошлись.
«Оборотка» позволяет в максимально короткие сроки провести развернутый анализ информации, собранной на бухгалтерских счетах. Прежде чем приступать к рассмотрению ОСВ, нужно изучить структуру счетов БУ (НУ).
Выделяют три группы счетов: активные, пассивные и активно-пассивные. Порядок сбора и систематизации по отдельной группе индивидуален. Для правильного понимания сведений из ведомости, нужно знать параметры ведения счетов, по каким из них возможно наличие сальдо, а какие непременно должны быть закрыты в определенный срок. Например, счет 20 подлежит закрытию ежемесячно, счета 90 и 91 не требует этой процедуры в разрезе субсчетов, а, между тем, конечное сальдо по ним не формируется.
Главная польза ОСВ состоит в ускорении процесса формирования отчетности, а также в оперативности предоставления информации внешним пользователям.
Рассмотрим несколько примеров использования данных ОСВ:
- Руководитель компании дает бухгалтеру задание оперативно предоставить информацию по выручке за квартал. Специалисту достаточно сформировать сводную ОСВ и посмотреть на кредитовый оборот по счету 90.01. Информация будет содержать объем реализации за истребуемый период, без учета НДС.
- Компания обратилась в кредитное учреждение для получения займа. Банк для оценки прибыльности и платежеспособности фирмы запросил ОСВ за последний отчетный период. Служба анализа платежеспособности сможет получить информацию по имеющимся кредитам и займам (кредит 66 и 67 счетов), определить наличие кредиторской задолженности у заемщика, оценить прибыль предприятия (счет 99).
- Финансовому директору необходимо составить фактический бюджет и указать сумму НДС к уплате, а декларация еще не сформирована. Именно ОСВ позволит за несколько минут рассчитать предварительные данные по задолженности НДС перед бюджетом по итогам периода. Для этого достаточно воспользоваться формулой НДС = 90.03 + Дт 76 (АВ) – Кт 76 (ВА) – Кт 19. На счете 90.03 отображается НДС с суммы реализации, по дебету 76 (АВ) – авансы выданные, Кт 76 (ВА) – авансы от покупателей, Кт сч.19 – сумма налога, подлежащая вычету.
Оборотно-сальдовая ведомость – незаменимый источник аналитической информации, позволяющий оперативно оценивать стороны предпринимательской деятельности, вносить корректировки в данные учета, увеличивать прибыльность. Форма обеспечивает простоту сведения периодической отчетности, тем самым дает возможность экономно распределять трудовые ресурсы.
С навыками чтения ОСВ в отчетах, сформированных в 1С, можно ознакомиться ниже.
Синтетические и аналитические счета, субсчета
С целью получения разной, согласно уровня обобщения, информации в бухгалтерском учете используют две группы счетов: синтетический и аналитический.
Синтетический счет – предназначен для укрупненной группировки и учета однородных объектов учета.
Аналитический счет – предназначен для детальной характеристики объектов.
Пример:
43 «Готовая продукция» — синтетический счет.
Аналитические счета – на сельскохозяйственном предприятии — зерно, на промышленном предприятии – цемент, на предприятии пищевой промышленности – готовое блюдо и т.д.
Занесение объектов бухгалтерского учета на синтетические счета, называется синтетическим учетом, а на аналитические счета аналитическим учетом. Синтетический учет ведется в денежном выражении, аналитический в количественно — суммовом выражении (например, «Готовая продукция» в синтетическом учете ведется в денежном выражении, в аналитическом в центнерах, тоннах и т.д.).