Необходимые кадровые документы в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Необходимые кадровые документы в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При ведении деловой деятельности ООО важно иметь полный перечень кадровых документов, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и эффективное управление персоналом. Ниже представлен полный перечень документов, необходимых для работы ООО в 2024 году.

Изменения для кадровиков в 2024 году:

C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.

1. Новый МРОТ (19 242 руб.).
2. Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
3. Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
4. Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
5. Новые формы отчетов в Росстат.
6. Изменения в работе с иностранцами.
7. Новые основания для проверок ГИТ.
8. Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
9. Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
10. Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.

Необходимые кадровые документы

Для правильного оформления трудовых отношений и соблюдения законодательства необходимо иметь следующие кадровые документы:

• Трудовой договор — основной документ, закрепляющий права и обязанности работника и работодателя;
• Приказ о приеме на работу — официальное уведомление о принятии работника на работу;
• Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все изменения в трудовой деятельности работника;
• Личное дело работника — включает в себя копии паспорта, СНИЛСа, документов об образовании и других необходимых документов;
• Должностная инструкция — подробное описание обязанностей и полномочий работника на своей должности;
• Табель учета рабочего времени — документ, в котором отражается учет рабочего времени работников;
• Приказы об отпусках — документы, оформляющие отпуска работников;
• Справка о заработной плате — документ, подтверждающий размер заработной платы работника;
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве — документ, в котором отражаются все несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте;

Обеспечение наличия всех необходимых кадровых документов поможет избежать проблем при проверках со стороны контролирующих органов и обеспечит правовую защиту как работника, так и работодателя.

Обновление кадровых документов

В процессе обновления кадровых документов необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• Правила приема и увольнения сотрудников. Необходимо обновить процедуры приема новых сотрудников, оформления документов и процедуры увольнения.
• Трудовые договоры. Важно проверить актуальность и соответствие трудовых договоров с действующим законодательством. При необходимости, провести пересмотр и внести необходимые изменения.
• Коллективные договоры. Проверьте, действуют ли у компании актуальные коллективные договоры с профсоюзами или другими работническими организациями. Обновите их при необходимости.
• Положения о комплексных мерах по охране труда. Обновите положения о комплексных мерах по охране труда в соответствии с действующими правилами и нормами. Уделите особое внимание регламентации процедур обучения персонала в области охраны труда.
• Локальные нормативные акты. Обновите локальные нормативные акты, такие как положения о поощрениях и взысканиях, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы.

Регулярное обновление кадровых документов обеспечивает эффективное управление кадровой политикой компании и минимизацию рисков, связанных с нарушением трудового законодательства. Необходимо иметь в виду, что требования и нормы в области кадровой документации могут изменяться со временем, поэтому важно проводить регулярные проверки и обновления, чтобы быть в соответствии с законом.

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

• Сокращение расходов.

В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

• Оптимизация работы внутри предприятия.

Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

• Ускорение бизнес-процессов.

На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

• Контроль над документооборотом.

Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

• Организация новых процессов по работе с персоналом.

Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Перечень обязательных документов для сотрудников на 2024 год

Для работы в организации в 2024 году требуется предоставить следующие обязательные документы:

1. Паспорт гражданина Российской Федерации (или паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации);
2. Документ, подтверждающий образование (диплом, свидетельство, аттестат и т.д.), соответствующее требованиям должности;
3. Трудовой договор или контракт о найме (в зависимости от формы трудоустройства);
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
5. СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета);
6. Медицинская справка формы 086/у (о прохождении медицинского осмотра);
7. Справка об отсутствии судимости (может потребоваться в зависимости от видов деятельности);
8. Свидетельство о повышении квалификации (если применимо к должности);
9. Другие специфические документы, требуемые для определенных профессий (например, лицензии, сертификаты и т.д.).

Настоящий перечень является обязательным и может быть дополнен или изменен в соответствии с внутренними правилами организации и действующим трудовым законодательством.

Заявление о приеме на работу и личная карточка

В заявлении обычно указывается фамилия, имя и отчество соискателя, дата рождения, образование, стаж работы, контактные данные и другие сведения, которые могут быть важны для работодателя.

Вместе с заявлением о приеме на работу часто предоставляется личная карточка. Личная карточка содержит основную информацию о сотруднике, включая его личные данные, адрес проживания, семейное положение и наличие детей, паспортные данные, информацию о предыдущих местах работы, должностях и пр.). Этот документ позволяет организации вести учет своих сотрудников и иметь всю необходимую информацию о каждом из них.

Заявление о приеме на работу и личная карточка являются важными документами как для работодателя, так и для кандидата на вакантную должность. Они помогают структурировать информацию о сотрудниках и создают базу данных, необходимую для учета и контроля персонала.

Кадровые документы в организации в 2024 году

В 2024 году, как и в любом другом году, для нормального функционирования организации требуется наличие определенного набора кадровых документов. Все эти документы необходимы для учета сотрудников, контроля за их работой и обеспечения соответствия деятельности организации требованиям законодательства.

Вот основные кадровые документы, которые должны быть в наличии в организации в 2024 году:

Название документа	Назначение
Трудовой договор	Официальное удостоверение договора между сотрудником и организацией, устанавливающее взаимные права и обязанности сторон
Личное дело сотрудника	Содержит информацию о сотруднике: персональные данные, трудовую и профессиональную историю, оценки и другие документы, связанные с работой
Заявление о приеме на работу	Формальное заявление от сотрудника о желании присоединиться к организации, содержащее необходимую информацию о сотруднике
Анкета сотрудника	Содержит дополнительную информацию о сотруднике, такую как контактные данные и семейное положение
Табель учета рабочего времени	Отображает количество отработанных часов каждым сотрудником за конкретный период времени, необходим для расчета заработной платы
Соглашение об использовании конфиденциальной информации	Документ, подтверждающий, что сотрудник обязан сохранять конфиденциальность информации организации, с которой он имеет дело
Свидетельство о прохождении медицинского освидетельствования	Удостоверение отсутствия противопоказаний к работе на определенных должностях

Кроме указанных выше документов, в организации могут быть и другие кадровые документы, зависящие от ее деятельности и требований законодательства.

Трудовая книжка, официальная запись о трудовой деятельности

Трудовую книжку работник получает при поступлении на работу в организацию и обязан заботиться о ее сохранности и актуальности информации. Для оформления в трудовую книжку регистрируются все изменения, связанные с трудом работника, включая переходы на другие должности, изменения трудовых условий, продолжительность рабочего дня, получение повышения квалификации и другие изменения, связанные с трудовыми отношениями.

Кроме того, трудовая книжка служит основой для рассчета трудового стажа, который учитывается при получении льгот, пенсионных выплат и других социальных гарантий. Также она является важным документом при поиске новой работы и предоставлении резюме.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника и служит основой для получения различных льгот и социальных гарантий. Поэтому его аккуратное ведение и хранение является обязанностью работника.

Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы

В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.

Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.

Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.

Дата выплаты	Размер заработной платы	Дополнительные выплаты и надбавки
10.01.2024	50 000 рублей	Надбавка за переработку — 5 000 рублей
25.01.2024	55 000 рублей	Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей

Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.

Требования к первичной документации

С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.

Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.

Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.

Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.

Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.

Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.

Новые положения о конфиденциальности

С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.

Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.

Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.

Персональные данные сотрудника	Цель сбора	Согласие работника
Фамилия, имя, отчество	Оформление трудового договора	Да
Адрес проживания	Регистрация в системе обязательного медицинского страхования	Да
Номер паспорта	Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы	Да

Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.

Требования к кадровым документам

В 2024 году требования к кадровым документам станут еще более строгими и детализированными. Работодатели будут требовать от соискателей предоставления полного пакета документов, включающего различные виды подтверждений и сертификатов.

Первым требованием к кадровым документам будет наличие справки о несудимости. Работодатели будут интересоваться прошлыми судимостями соискателя, чтобы избежать возможных проблем и конфликтов в будущем. Также будет требоваться предоставление документов, подтверждающих образование и квалификацию кандидата. Это могут быть аттестаты, дипломы, сертификаты о профессиональном обучении и дополнительных курсах. Кроме того, работодатели будут ожидать от соискателя предоставления резюме, содержащего информацию о его опыте работы, навыках и достижениях.

Одним из новых требований будет наличие справки о состоянии здоровья соискателя. Это позволит работодателю оценить физическое и психическое состояние кандидата, а также убедиться в его готовности к выполнению требований должности. Кроме того, могут быть требования к наличию водительского удостоверения, если должность предполагает работу с транспортными средствами, или санитарного паспорта, если работник будет иметь дело с пищевыми продуктами или медикаментами.

Полный список кадровых документов 2024 года

Для оформления кадровых процессов в 2024 году необходимо предоставить следующие документы:

1. Заявление на прием на работу — документ, в котором кандидат выражает желание работать в организации и указывает свои контактные данные.
2. Резюме — документ, в котором кандидат представляет свои личные данные, образование, опыт работы, навыки и квалификацию.
3. Копия паспорта — документ, удостоверяющий личность кандидата.
4. Копия трудовой книжки (если имеется) — документ, подтверждающий трудовую деятельность кандидата.
5. Копия документов об образовании — документы, подтверждающие наличие образования соответствующего уровня для занимаемой должности.
6. Справка об отсутствии судимости — документ, подтверждающий отсутствие судимости у кандидата.
7. Медицинская справка (форма 086у) — документ, подтверждающий отсутствие противопоказаний для работы на выбранной должности.
8. Фотография 3×4 — фотография, необходимая для оформления служебных документов и удостоверения личности.
9. Согласие на обработку персональных данных — документ, в котором кандидат дает согласие на обработку своих персональных данных в целях найма на работу.

Помимо основного списка документов, возможно потребуется предоставление дополнительных документов, в зависимости от требований работодателя и должности, на которую претендует кандидат. Рекомендуется уточнять эту информацию в каждом конкретном случае.

Документы для приема на работу

Основными документами, которые требуется предоставить при приеме на работу, являются:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Работодатель обязан проверить подлинность документа и заполнить соответствующую информацию в трудовой книжке или приемной книжке.

2. Трудовая книжка или приемная книжка. Данный документ ведется работником совместно с работодателем и содержит информацию о всех местах работы, проработанных сотрудником. В трудовой книжке отражаются сведения о трудовом стаже, выплаченных заработках, профессиональных достижениях.

3. Документы об образовании или профессиональной подготовке. К ним могут относиться дипломы, удостоверения, свидетельства о профессиональной подготовке или квалификации. Данные документы подтверждают квалификацию и образование соискателя.

4. Справка о состоянии здоровья. В некоторых случаях работодатель может потребовать медицинскую справку, подтверждающую отсутствие противопоказаний и соответствие соискателя медицинским требованиям для выполнения работы.

5. Фотографии. На предъявление фотографий может быть необходимость для оформления внутренних документов организации или для размещения информации в кадровой базе данных.

Если соискатель является иностранцем, ему также необходимо будет предоставить дополнительные документы, связанные с его легальным пребыванием и разрешением на работу в стране.

Необходимость предоставления всех перечисленных документов может варьироваться в зависимости от работы и требований работодателя. Поэтому перед прохождением собеседования рекомендуется уточнить список необходимых документов для приема на работу и подготовить их заранее.

Документы о составе участников

Для ООО на 2024 год необходимо иметь следующие документы, связанные с составом участников:

1. Учредительный договор – основной документ, регламентирующий основные принципы и условия создания и функционирования общества с ограниченной ответственностью. Учредительный договор содержит сведения об участниках, их долях в уставном капитале, порядке принятия решений и других вопросах, связанных с деятельностью ООО.

2. Устав ООО – документ, устанавливающий права и обязанности участников, порядок управления и принятия решений, организационно-правовой статус ООО. Устав содержит полную информацию о участниках ООО и их долях в уставном капитале.

3. Документы, подтверждающие личность и гражданство участников ООО (паспорт РФ, иностранный паспорт, вид на жительство и т.д.).

4. Документы, подтверждающие полномочия представителей участников ООО (нотариально удостоверенные доверенности, протоколы собраний участников и т.д.).

Все указанные документы должны быть сохранены в кадровой документации ООО на протяжении всего существования компании и предъявляться при необходимости в случае проверки со стороны контролирующих органов.

Положения и правила внутреннего трудового распорядка

В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:

• Рабочее время и график работы;
• Порядок оформления рабочего времени;
• Условия и порядок предоставления отпусков;
• Правила поведения на рабочем месте;
• Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
• Правила профессиональной этики и поведения;
• Порядок предоставления больничного листа;
• Правила обращения с конфиденциальной информацией;
• Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
• Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
• Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
• Порядок назначения и продвижения по службе;
• Порядок наказаний, применяемых к работникам;
• Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.

У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.

В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.

Нарушение положений и правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.

Актуальный список кадровых документов

Для эффективной работы организации в 2024 году требуется наличие определенного набора кадровых документов. Ниже представлен актуальный список таких документов:

Наименование документа	Цель	Срок действия
Трудовой договор	Установление отношений между работником и работодателем	Бессрочно
Заявление на прием на работу	Запрос работника о желании принять предложение о работе	Одноразовый
Анкета работника	Сбор информации о работнике для составления кадрового дела	Одноразовый
Паспорт работника	Определение личности работника	Бессрочно
Трудовая книжка	Фиксирование трудовой деятельности работника	Бессрочно
Справка о доходах	Подтверждение доходов работника	Ежегодно
Медицинская справка	Установление состояния здоровья работника	3 года

Это не полный список документов, необходимых в организации. В каждой конкретной ситуации может потребоваться дополнительная документация, связанная с особенностями деятельности организации.

Похожие записи:

• Маткапитал в 2023 году: сколько можно получить и на что потратить
• Как и где проверить регистрацию иностранного гражданина онлайн
• Что изменится в Казахстане с 1 января 2023 года: Пенсии, пособия, зарплаты