Документальное оформление инвентаризации основных средств в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление инвентаризации основных средств в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении с периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится один раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.
Инвентаризационная комиссия
Для обязательного проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия экономического субъекта. При большом объеме работ для одновременного обязательного проведения инвентаризации всех объектов могут создаваться несколько инвентаризационных комиссий. Распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта.
Обратите внимание:
Не допускается включение в состав инвентаризационной комиссии лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией.
Допускается не создавать инвентаризационную комиссию для обязательного проведения инвентаризации в следующих случаях:
-
если работниками экономического субъекта являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель;
-
если экономический субъект заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;
-
если инвентаризация проводится ревизионной комиссией экономического субъекта при условии, что его уставом предусмотрено создание такого органа, а также уставом либо иными документами экономического субъекта на этот орган возложены полномочия по проведению инвентаризации.
Какие виды инвентаризации существуют
Контрольное мероприятие можно классифицировать по различным признакам.
По причине, по которой проводится:
- Плановая проводится, если наступил срок, установленный законодательством или внутренними документами компании
- Внеплановая, если замечено хищение имущества, произошло стихийное бедствие, сотрудник, имеющий статус материально-ответственного лица, увольняется с занимаемой должности
- Повторная, если по первой проверке возникли сомнения в ее результатах
- Контрольная проводится для уточнения спорных моментов.
По объему:
- Полная, когда переучету подвергаются все активы и обязательства
- Частичная, которая проводится по одному из подразделений и конкретному виду активов или обязательств.
По условиям:
- Обязательная, или годовая, проводится, исходя из требований законодательства. Особый срок установлен для проведения инвентаризации основных средств и библиотечных фондов (3 и 5 лет соответственно)
- Инициативная, если решение о проведении исходит лично от руководителя.
Комиссия по инвентаризации основных средств
В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.
Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.
Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:
- сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
- технические паспорта;
- наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.
Как оформить ведомость
Как сделать инвентаризацию основных средств – пересчитать их и зафиксировать все отличающиеся параметры. Стоит помнить, что проведение необходимо не только для установления соответствия количества единиц фактически и по плану. Также сличаются и другие характеристики, которые должны совпадать с данными в карточке:
- работоспособность;
- инвентарные номера;
- для чего предназначается;
- как выглядит внешне, уровень амортизации;
- наличие/отсутствие дефектов.
Когда осматриваются здания, важно обратить внимание на:
- количество этажей;
- год строительства;
- материал, из которого было построено помещение;
- общая площадь и доля полезной из нее.
Результаты инвентаризации
| Результаты инвентаризации | Способ оценки | Способ признания |
|
Излишки объектов инвентаризации |
Справедливая стоимость/Балансовая стоимость/Балансовая стоимость аналогичных активов |
Относится на доходы экономического субъекта |
|
Недостача активов, включая испорченные (поврежденные) активы |
Балансовая стоимость активов |
Относится на виновных и (или) иных лиц (при наличии оснований для ее возмещения, в том числе намерения экономического субъекта предъявить требование такого возмещения) или на расходы экономического субъекта (при отсутствии оснований для ее возмещения) с особенностями признания недостач активов, для которых экономическим субъектом установлены нормы естественной убыли (пункт 14 ФСБУ 28/2023) |
|
Возможность получения экономических выгод от использования или продажи испорченных активов |
Сумма обесценения активов определяется в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Стоимость активов корректируется на сумму их обесценения |
|
Пересортица активов |
Балансовая стоимость активов |
Зачет допускается в исключительных случаях за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Остающаяся после зачета разница отражается аналогично недостачам |
|
Наличие оснований для возмещения недостачи активов экономическому субъекту, для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для списания обязательств, для доначисления или досписания иных объектов бухгалтерского учета |
Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами/ |
Списываются (досписываются) или доначисляются в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Что рекомендуется проверить до начала инвентаризации основных средств
К инвентаризации нужно предварительно подготовиться. Это сократит время ее проведения, убережет от ошибок и повторных проверок. Перед ревизией рекомендуем сделать следующее:
- Проверьте состав инвентарной комиссии и списки рабочих групп. Не входят ли туда люди, несущие материальную ответственность, чьи отделы проверяются?
- Подтвердите присутствие всех членов, входящих в инвентарную комиссию. Отсутствие хотя бы одного человека — основание для того, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
- Уточните, получены ли последние приходники и расходники, отчеты о движении ТМЦ. Их визируют на дату, предшествующую проверке. Убедитесь, что все полученные ценности зарегистрированы, а выбывшие — списаны, чтобы бухгалтерия определила полный реестр имущества до того, как комиссия приступит к инвентаризации.
- Обеспечьте инвентарную комиссию рабочей силой, контрольно-измерительной техникой, оборудованием для автоматического учета ОС.
- Проверьте, в порядке ли документация: инвентарные карты (форма ОС-6), книги учета, описания, техпаспорта, акты приемки-передачи имущества. Исправления и корректировки вносятся в документацию до начала инвентаризации.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Алгоритм такой:
Шаг 1. Указываем название документа.
Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.
Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества разрешается сокращать.
Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.
Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.
Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.
Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.
Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.
Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.
Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где пройдет проверка.
Как оформить инвентаризацию документально
Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.
| Имущество, проверяемое в процессе инвентаризации | Унифицированная форма |
| основные средства | ИНВ-1, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| нематериальные активы (НМА) | ИНВ-1а, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности | ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении или в пути | ИНВ-5, ИНВ-6 |
| наличные денежные средства | ИНВ-15 |
| драгметаллы, драгоценные камни | ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9 |
| ценные бумаги и БСО | ИНВ-16 |
| дебиторская, кредиторская задолженности | ИНВ-17 |
Если при инвентаризации выявлены недостачи или излишки, оформляется сличительная ведомость. Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки. Унифицированная форма этого документа — ИНВ-26.
ОС непригодны к использованию? Будем списывать
Оборудование устаревает, изнашивается, выходит из строя. Иногда целесообразно списать его, а не проводить ремонт, который зачастую оказывается дорогостоящим.
Если комиссия пришла к выводу, что основное средство необходимо вывести из эксплуатации и ликвидировать, то после завершения работ по ликвидации объекта оформляется акт о списании, который утверждается руководителем организации. В нем отражаются год создания объекта, дата поступления в организацию, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость (для переоцененных объектов — восстановительная), сумма начисленной амортизации, причины списания и возможность использования как самого объекта, так и отдельных его узлов и деталей.
Унифицированные формы актов о списании основных средств утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Для списания пришедшего в негодность автотранспорта применяется акт по форме № ОС-4а, для иного объекта основного средства — по форме № ОС-4, а для группы основных средств, не являющихся автотранспортом, — по форме № ОС-4б.
Каждый документ составляется в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, другой остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств. Он является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания основного средства. Эти материальные ценности принимаются к учету на основании приходного ордера по форме № М-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.
При ликвидации объекта недвижимости составляются акты по формам № КС-9 и КС-10, утвержденным постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100.
налог на прибыль
В налоговом учете расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств включаются в состав внереализационных (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). К таким расходам относятся суммы недоначисленной в соответствии с установленным сроком полезного использования амортизации, затраты на демонтаж, разборку и вывоз разобранного имущества. Как и в бухучете, списание основного средства оформляется приказом руководителя организации и актом о списании (ликвидации) основных средств (формы № ОС-4, ОС-4а и ОС-4б), подписанным членами ликвидационной комиссии.
Важный момент: акт о списании (частичном списании) объекта основных средств с отражением финансового результата от ликвидации может быть полностью составлен только после завершения ликвидации (частичной ликвидации) объекта основных средств.
Процесс ликвидации бывает достаточно длительным. Возможна ситуация, когда основное средство выведено из эксплуатации (начата ликвидация) в одном налоговом периоде, а закончена ликвидация — в другом. Затраты на ликвидацию учитываются в составе внереализационных расходов на дату ликвидации (при оформлении акта № ОС-4, ОС-4а или ОС-4б). Это следует из пункта 1 статьи 272 НК РФ, согласно которому расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся.
В ООО «Вектор» вышел из строя станок. На основании приказа руководителя от 29 декабря 2008 года была создана комиссия, которая после обследования оборудования сделала вывод, что оно не пригодно к эксплуатации в результате физического износа и подлежит списанию. Первоначальная стоимость объекта по данным налогового учета — 100 000 руб., сумма начисленной амортизации — 80 000 руб. Объект выведен из эксплуатации в декабре 2008 года (начало ликвидации).
Ликвидация оборудования завершена в январе 2009 года, что подтверждено актом по форме № ОС-4.
Остаточная стоимость ликвидируемого имущества (сумма недоначисленной амортизации) — 20 000 руб. (100 000 руб. – 80 000 руб.) включается в состав внереализационных расходов в январе 2009 года в полной сумме.
Датой осуществления внереализационных расходов на оплату работ, выполненных сторонними организациями, признается дата расчетов согласно заключенным договорам, дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Иначе говоря, датой учета затрат может быть дата подписания акта выполненных работ.
В ЗАО «Катет» принято решение ликвидировать ветхое здание (склад). Для этого была привлечена сторонняя организация. Общая стоимость работ составила 300 000 руб. (без НДС). В соответствии с договором работы проводятся в два этапа. Первый этап окончен 30 июня, стороны подписали акт. Стоимость работ — 100 000 руб. (без НДС). Второй этап (окончание работ по ликвидации) завершен 31 августа 2008 года.
ЗАО «Катет» имеет право отразить в налоговой базе расходы по первому этапу в 1-м полугодии 2008 года. Остальную сумму (200 000 руб.) организация признает для целей налогообложения 31 августа после подписания акта сдачи-приемки по второму этапу. Тогда же будет включена в состав внереализационных расходов и величина остаточной стоимости объекта недвижимости.
Частичная ликвидация
Зачастую ликвидируется не все основное средство, а его часть. В первую очередь это касается недвижимого имущества, когда сносят не подлежащую восстановлению часть строения. Необходимо учитывать, что при частичной ликвидации объектов основных средств изменяется их первоначальная стоимость. Такое требование содержится в пункте 2 статьи 257 НК РФ. Следует также скорректировать сумму начисленной амортизации на момент таких работ. Сумма недоначисленной амортизации на стоимость той части основного средства, которая ликвидируется, признается в составе внереализационных расходов на основании подпункта 8 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса в периоде окончания работ по демонтажу. Остаточная стоимость ликвидируемой части здания может быть определена, например, пропорционально ликвидируемой площади объекта.
В собственности ЗАО «Параллель» находится склад общей площадью 100 кв. м. В нем два помещения площадью 90 кв. м и 10 кв. м. Поскольку эксплуатация меньшего помещения невозможна без дорогостоящего ремонта, организация решила, что выгоднее его ликвидировать. Первоначальная стоимость склада — 1 000 000 руб., сумма начисленной амортизации на момент начала ликвидации — 400 000 руб.
Часть первоначальной стоимости, относящейся к демонтируемому помещению, — 100 000 руб. (1 000 000 руб. : 100 кв. м#10 кв. м), а сумма начисленной амортизации — 40 000 руб. (400 000 руб. : 100 кв. м# #10 кв. м).
Таким образом, остаточная стоимость ликвидируемой части склада составляет 60 000 руб. (100 000 руб. – 40 000 руб.), что соответствует оценке независимого эксперта. Эту сумму организация учтет в составе внереализационных расходов в месяце окончания работ по ликвидации.
СПРАВКА
Ликвидация основного средства при упрощенной системе
Организация, применяющая «упрощенку» с объектом налогообложения доходы минус расходы, учитывает расходы на приобретение основных средств в порядке, предусмотренном в пунктах 3 и 4 статьи 346.16 НК РФ.
На момент списания объекта в связи с невозможностью дальнейшего использования его стоимость может быть включена в налоговую базу не полностью. Однако несписанная сумма при выбытии основного средства не учитывается для целей налогообложения, так как не предусмотрена в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.
В пункте 3 статьи 346.16 НК РФ предусмотрена необходимость пересчета налоговой базы. Однако данная норма на выбытие основного средства в связи с его физическим и моральным износом не распространяется. Налоговая база пересчитывается только при реализации объекта до истечения определенного срока.
Если в результате демонтажа остались детали, запчасти, материалы, у организации-«упрощенца» возникает доход в размере стоимости этих материальных ценностей, исчисленной исходя из рыночных цен (п. 4 ст. 346.18 НК РФ).
Инвентаризация объектов основных средств.
В ходе инвентаризации ОС комиссия осуществляет следующие мероприятия:
1) проверяет наличие:
инвентарных карточек и других регистров аналитического
учета;
технических паспортов или другой технической документации;
документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение (при отсутствии документов нужно обеспечить их получение или оформление);
документов о закреплении права оперативного управления (при инвентаризации зданий, сооружений);
2) проводит осмотр объектов и вносит в инвентаризационные описи соответствующую информацию.
Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в инвентаризационных описях данные о произведенных изменениях.
Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению в соответствии с СГС «Основные средства»[1], не отвечают критериям признания их активами. Соответствующая информация о таких объектах указывается в графах 8, 9, 17, 18 инвентаризационной описи.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Выявленные в ходе инвентаризации неучтенные объекты должны быть оценены по текущей оценочной стоимости, а сумма амортизации – по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Текущая оценочная стоимость определяется по правилам, установленным в п. 25 Инструкции № 157н[2]. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи.
По объектам, имеющим признаки обесценения, проводится тест на обесценение активов (п. 6 СГС «Обесценение активов»[3]). По результатам данного теста в отношении объектов, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена в инвентаризационной описи (ф. 0504087):
в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»[4]);
в графе 19 отражается информация о проведении теста на обесценение.
По имуществу, учтенному на забалансовых счетах 01 «Имущество, полученное в пользование», 02 «Материальные ценности на хранении», 21 «Основные средства в эксплуатации» и т. д., составляется отдельная опись.
Последствия непроведения инвентаризации
Наказание за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрено. Однако, если организация не провела инвентаризацию при составлении годовой отчетности, то налоговый орган может посчитать такую отчетность недостоверной и привлечь организацию к административной ответственности по п. 1 ст. 120 НК с наложением штрафа в размере 10 000 руб. Руководителя и главного бухгалтера также могут наказать штрафом в размере от 5 000 до 10 000 руб. за грубое нарушение требований к бухучету и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 15.11 КоАП).
Кроме того, без проведения инвентаризации организация не сможет:
- получить положительное аудиторское заключение;
- своевременно устранить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Когда проводится инвентаризация финансовых активов
Инвентаризация финансовых активов бюджетного учреждения может проводиться в соответствии с законодательными актами, т.е. планово, а также иметь инициативный характер, т.е. проводиться на основании распоряжения руководителя или внутренних актов учреждения.
По Приказам Минфина № 33 и № 256н инвентаризация финансовых и иных активов проводится в таких ситуациях:
- смена материально ответственного лица;
- факт хищения или порчи;
- стихийное бедствие;
- передача (возврат) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
- реорганизация или ликвидация учреждения;
- формирование годовой отчетности;
- по порядку, указанному в учетной политике;
- иные ситуации, которые предусмотрены законодательством РФ.
Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении
Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.
Возможные основания для дифференциации:
- Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
- Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.
Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.
Чтобы быстрее провести инвентаризацию:
- сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
- оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.
Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.
Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:
- например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.