Табель учета рабочего времени на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

2. Основные коды для заполнения табеля

3. Форма Т-13. Особенности формы

4. Какие программы используют для ведения табеля

5. Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

6. Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

7. Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени

8. Образец приказа о назначении ответственного

9. Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

10. Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

11. Онлайн журнал для бухгалтера

12. Правила расстановки условных обозначений

13. Отдельные случаи табелирования

14. Что обозначают сокращения

15. Табель учета рабочего времени буквенные обозначения 2021

Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Основные коды для заполнения табеля

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Наименование	Код
Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы	Я
Выходные дни и нерабочие праздничные даты	В
Ночная смена	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Сверхурочные часы работы	С
Продолжительность времени работы вахтовым методом	ВМ
Нахождение в служебной командировке	К
Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации	ПК
Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт	ПМ
Отпуск очередной ежегодный	ОТ
Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска	ОД
Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой	У
Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый	УД
Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата	УВ
Отпуск по беременности и родам	Р
Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет	ОЖ
Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации	ДО
Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством	ОЗ
Дополнительный неоплачиваемый отпуск	ДБ
Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия	Б
Больничный лист неоплачиваемый	Т
Сокращенный рабочий день	ЛЧ
Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности	ПВ
Прогул	ПР
Неполный рабочий день	НС
Оплачиваемые выходные дни	ОВ
Неоплачиваемые выходные дни	НВ
Время нахождения на забастовке	ЗБ
Неявка на работу без объяснения	НН
Случаи простоя по вине работодателя	РП
Простой по вине работника	ВП
Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам	НП
Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты	НЗ

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.

Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:

«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;
«Н» или «02» — работа в ночное время;
«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;
«С» или «04» — сверхурочные часы работы;
«ВМ» или «05» — вахтовая работа.

Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.

Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:

Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.

Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени

Коды и обозначения в табель учета рабочего времени вносятся сотрудником (табельщиком), ответственным за ведение этого первичного документа. Небольшие фирмы могут возложить обязанность по заполнению табеля на кадровика или руководителя подразделения.

Организация может разработать и использовать собственные коды, утвердив их приказом.

Если допущена ошибка, неправильные данные зачеркивают одной чертой, а сверху пишут верные сведения с указанием даты исправления.

Каждым структурным подразделением заполняется отдельный табель учета рабочего времени. После того как табель полностью заполнен, его подписывают ответственный сотрудник и руководитель структурного подразделения.

Каждый месяц не позднее 1 и 15 числа документ передают в бухгалтерию для своевременного расчета зарплаты.

Образец приказа о назначении ответственного

Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.

В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Код
буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

«В» — выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
«Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
«ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
«ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
«Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
«ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
«У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
«ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
«ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
«НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.

«Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
«Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
«РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
«К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
«С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
«РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.

Онлайн журнал для бухгалтера

Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.

Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Правила расстановки условных обозначений

Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.

К заполнению табеля необходимо подходить поэтапно, выполняя следующую пошаговую инструкцию:

При использовании стандартной формы n Т-12, заполнение ведомости начинается с титульного листа. Вноситься название предприятия в соответствии с учредительными документами. Для крупных компаний заполняется информация о цехе, отделе, филиале и подобных структурах.
Указываем учетный период. Присваиваем документу порядковый номер. Когда табель будет закрыт, на титульном листе необходимо будет указать эту дату.
Далее можно изучить информацию о буквенных и цифровых кодировках, которые необходимо использовать при заполнении второго листа.
Вносим данные о сотрудниках: Ф.И.О., табельный номер. Информация берется из штатного расписания и приказов.
Заполняем строчку напротив фамилии. Она разделена на две части. В верхней части ставиться кодировка с использованием букв или цифр события, в нижней – количество часов.
Производим подсчет отработанных часов за первую и вторую половину месяца.
Осуществляем итоговый подсчет по фактическому количеству отработанных часов, отпуска, прогулов и тому подобное.
Заносим количество праздничных и не рабочих дней.
Сверяем полученный результат с утвержденным на предприятии графиком работы. В случае несовпадения проверяем на возможность ошибки в данных или подсчетах.
Подписываем ведомость всеми необходимыми лицами.

До полной проверки документа, чтобы не переписывать его много раз, лучше вносить информацию карандашом, чтобы можно было легко сделать исправления.

Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки. Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.

Очень часто возникает спор, как проставлять время пребывания сотрудника в командировке в период выходных. Часть специалистов утверждает, что весь период обозначается буквой «К», другие утверждают, что время выходных необходимо обозначить кодировкой «В».

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай	Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми)	Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца	Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте	Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы	Ставится «НН(30)» (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Что обозначают сокращения

Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.

Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2020 года	Расшифровка
А	Неявки с разрешения администрации
Б	Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам
В	Выходные и нерабочие праздничные дни
Г	Выполнение государственных обязанностей
К	Служебные командировки
Н	Работа в ночное время
О	Очередные и дополнительные отпуска
ОВ	Дополнительные выходные оплачиваемые дни
ДО	ОТ за свой счет
Р	Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам
ОЖ	ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком
П	Прогул
С	Часы сверхурочной работы
НН	Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
ВУ	Выходные по учебе
ОУ	Учебный дополнительный отпуск
ПК	Повышение квалификации с отрывом от производства
ЗН	Замещение в 1-3 классах
ЗП	Замещение в группах продленного дня
ЗС	Замещение в 4-11 классах
РП	Работа в выходные и нерабочие праздничные дни
Ф	Фактически отработанные часы
ЛЧ	Код для указания часов сокращения труда работникам

В качестве шпаргалки предлагаем сохранить изображение с кодами. В нем полная расшифровка табеля учета рабочего времени 2020.

Табель учета рабочего времени буквенные обозначения 2021

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.

В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2018г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.

Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.

А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора. Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля.

В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.

Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).

В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.

Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.

График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.

Для того, чтобы систематизировать сбор и обработку информации для ведения табельного учёта, составляется «Положение о табеле учёта рабочего времени».

Это Положение является правовым актом. Составить его можно примерно по следующим пунктам:

Общие положения. В данном разделе нужно описать с какой целью создаётся и ведётся документ.
Обязанности. Определяются сотрудники, которым вменены обязанности по его ведению.
Правила заполнения табеля. Утверждается порядок ведения табеля, форма бланка, учитываются особенности организации, описываются нюансы заполнения табеля.
Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и отдел кадров, даты предоставления табеля руководителю (оговаривается и бумажный и электронный вариант документа).

Мы на предприятии сделали ещё проще: нашли в интернете уже готовое Положение, скачали его. И немного видоизменили документ, адаптировав его под свою организацию.

После того как Положение составили, все задействованные лица должны ознакомиться с ним. А также с приказом о его утверждении, поставить подписи и приступать к своим обязанностям.

Существует 2 варианта ведения табеля: электронный и бумажный.

Электронный вариант применяется чаще, он более удобный и быстрый. К тому же в любой момент можно сделать необходимые изменения или исправления. В отчётный период табельщику нужно всего лишь внести коррективы в электронный табель. Необходимые расчёты программа делает сама.

Самый продвинутый вариант — это пропускная карточная система. Сотрудник приходит на работу (или уходит), проводит карточку, а программа автоматически заносит данные в табель о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведут в программах excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобный и простой. Как это делается приведу в примере ниже. Этот способ актуален в 2018 году.

Для любой формы табеля в 2018г. по-прежнему существуют определённые требования к заполнению бланка:

Табель по учёту рабочего времени должен содержать в шапке профиля данные о предприятии: её официальное наименование, подразделение, код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.
Обратите внимание! Если организация носит название, к примеру, «Геология», а оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля заносится «ИП Кирьянов В.С.»
Обозначается тип документа: первичный или корректировочный. Даты начала и окончания учёта.

Сведения о работниках. Должность, Ф.И.О., номер личного дела.

Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше его прописывать, чтобы не было путаницы. Особенно это к��сается больших организаций, где есть однофамильцы.

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2021 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году

Производственный календарь пока не изменили, норму часов не скорректировали. Если чиновники это сделают, то каникулы в табеле учета рабочего времени отмечайте буквенным кодом «В» или цифровым 26. Сотрудника, который работал с 30 марта по 30 апреля, отметьте буквенным кодом «РВ» или цифровым 03. Рекомендуется указать количество отработанных часов, чтобы правильно рассчитать заработную плату.
Карантин в табеле специальным кодом не отмечается! Обязательно внесите количество часов, которое сотрудник отработал в это время.

Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

Для того чтобы упростить выполнение перечисленных запросов, в практику внедрена стандартная форма документа, которую называют табелем учета рабочего времени (ТУРВ).

Почему табель так важен? Этот документ нужен, чтобы корректно расчитать оплату труда и, соответственно, налоги. Ведь в нём ведётся отчётность за фактически отработанный труд. Благодаря этой отчётности бухгалтерия начисляет доплаты, пособия, оплату отпусков, больничных и другие выплаты.

Труд днем закодировали буквой Я, что можно расшифровать, как явочное время. Остальные обозначения содержат в себе начальные буквы разновидностей работы. Что касается цифр – то они попросту проставлены по порядку.

Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам.

Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2021. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

Табель учёта рабочего времени считается первичным документом. Поэтому при любой проверке представители налоговой и госинспектора обязательно запросят его у вас.

Отдельная форма для табельного учета разработана для бюджетных организаций — ОКУД 054421. Этот образец также положено использовать юридическим лицам, получающим финансирование из регионального или федерального бюджета. Подписанные сначала составителем, а затем начальником подразделения, документы уходят в бухгалтерию, для расчета заработной платы.

Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году.

Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 N52н).

В унифицированной форме табеля Т-12 приведены условные обозначения, используемые и в ней, и в форме Т-13.

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

Оказание правового консалтинга ежедневно всеми доступными способами. Ждем Ваших вопросов и будем отвечать на них в онлайн режиме.

По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.

Понравилась статья «Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2021 года»? Расскажите о ней своим друзьям!

Запросить табельные сведения имеет право любой сотрудник организации. Но, так как в документе содержится индивидуальная информация и о других работниках, кадровая служба вместо копии обычно делает выписку из табеля, содержащую сведения только конкретного работника.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе.

Позже этот период продлили до 30 апреля. Решение принято в рамках коронавирусного карантина. Работу продолжат только продуктовые магазины, медики, чиновники и организации с непрерывным производством. Практически вся Россия уходит на недельные каникулы.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

В буквах и цифрах закодированы все варианты отпусков. Они прячутся за цифрами от 09 до 17.

Расшифровать обозначения ежегодных отпусков – основного и дополнительного, – проще всего, поскольку они обозначены как ОТ (09) и ОД (10). Прочие виды отпусков имеют такие коды:

Вид отпуска	Зашифрованное обозначение
буквами	цифрами
Учебный оплачиваемый, для тех, кто совмещает работу и обучение. Логично, что он обозначается такой буквой (У). Он относится к дополнительным отпускам	У	11
Учебный неоплачиваемый – также отпуск дополнительный. Чтобы отличить его от предыдущего, в код кроме буквы У вставлена Д	УД	13
За свой счет:
– полученный по согласованию с нанимателем	ДО	16
– предоставленный в предусмотренных законом случаях (недаром код содержит букву З – от слова «закон»)	ОЗ	17