Свидетельствование верности копий документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Свидетельствование верности копий документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Означенными процедурами и юрлицами возможные варианты не исчерпываются. Фактически потребовать заверенную копию может любая организация или лицо. Однако представить ее заявитель обязан лишь при условии наличия на то соответствующей правовой нормы. В большинстве же возможных ситуаций необходимость заверения законодательством не предусмотрена.
Нотариус вправе удостоверить подлинность копии паспорта и любого другого документа при наличии оригинала, находящегося в хорошем состоянии. Копия снимается со всего документа, после чего ее страницы подшиваются и нумеруются. Услуга нотариального заверения паспорта не оказывается в нескольких случаях:
- Оригинал содержит любые исправления или нечитаемые слова. Если у нотариуса возникают сомнения в точности копии, он откажет в заверении.
- В документе стерты подписи или печати. Подпись владельца паспорта должна быть отчетливо видна и в оригинале, и в копии.
- Не заверяются копированные документы, если они подписаны карандашом. Так как в этом случае информацию легко подправить, нотариус не вправе брать ответственность за подлинность.
- Нотариус не свидетельствует подлинность ксерокопий на иностранном языке. Необходимо сначала перевести документ в установленном порядке. На нем должна стоять подпись дипломированного переводчика. Только после этого возможно провести заверение.
В каких случаях требуется заверить копии документов?
Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.
Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.
Что такое копия паспорта с точки зрения закона?
Копия паспорта — персональные данные, поэтому, задаваясь вопросом о правомерности их использования, надо обращаться к федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных».
Любая организация, копирующая паспорта, автоматически становится оператором персональных данных, поэтому должна соблюдать требования закона.
Во-первых, нельзя снимать, хранить и передавать третьим лицам копию паспорта без согласия его владельца. Например, вы пришли в салон связи покупать сим-карту, выложили перед продавцом паспорт, а он без всякого предупреждения его скопировал. По закону он должен заручиться согласием.
Можно смело просить у компании, которая снимает копию паспорта, обязательство не разглашать данные (в виде отдельного документа, пункта в договоре, галочки на сайте) или соглашение на обработку данных, где будет прописано, что компания не передаст ваши персональные данные третьим лицам.
Согласно ст. 6 Федерального закона 152-ФЗ, оператор персональных данных должен получить письменное согласие на обработку персональных данных. В соглашении должна быть указана цель использования, перечень данных и срок их хранения. Исключение — суд и госорганы.
Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора
Если цель фирмы — идентифицировать личность, то достаточно первой страницы паспорта. Снимать копию всего документа уже неправомерно.
Делаем выводы, что давать копию паспорта можно только оператору персональных данных и только при наличии соглашения.
Но практика показывает, что всё не так просто. Не даёте копию паспорта? Мы вам не проводим возврат товара. Не даёте копию паспорта? Мы с вами не заключаем договор. Не даёте копию паспорта? Мы вас не берём на работу.
Во-первых, в каждом из этих случаев надо разобраться с вопросом законности требований. Во-вторых, надо разработать универсальный способ действий, чтобы и себя не подставить, и в конфликт не вступать.
Кто может заверить копию паспорта кроме нотариуса?
Ответ на вопрос: Копию паспорта может заверить нотариус и организация, которая затребовала предоставление копии паспорта.
Если место требования- это не Ваша организация, то приведенные в вопросе личные документы (паспорт) работника Вы заверять не имеете права. Уполномоченный представитель работодателя вправе заверять копии документов в следующих случаях: 1. Если это исходящие от работодателя документы (копии приказов, должностных инструкций и пр.) 2.
Если документы предоставляются для комплектования личного дела работника или по Вашему требованию, например, для предоставления налоговых вычетов. В этом случае с предоставленного работником оригинала копию снимает представитель работодателя и удостоверяет ее.
3. Если это документ иной организации, но оригинал хранится у Вас, а от организации, от которой исходит документ, его получить затруднительно (например справка о заработке и уплаченных страховых взносов за 2 года, если предыдущий работодатель ликвидирован, а оригинал справки предоставлен Вам при приеме на работу). 4. Если речь идет о заверении копии трудовой книжки, хранящейся у работодателя.
Если же работник просит заверить копии приведенных в вопросе документов для предоставления в иную организацию, то сотрудник отдела кадров (уполномоченный представитель работодателя) не имеет права заверят такие документы. В этом случае работник вправе обратиться к нотариусу для заверения копий его личных документов, либо заверить копии с них по месту требования, предоставив оригиналы.
На начальном этапе необходимо «размножить» все страницы паспорта на копировальном аппарате и, взяв оригинал документа, посетить ближайшую налоговую. Иных бумаг не потребуется. Те, кто не имеет представления о том, как заверить у нотариуса копию паспорта, должны знать, что услуга предоставляется на возмездной основе.
После внесения платы (по тарифу) будет осуществлена процедура удостоверения подлинности документа, смысл которой заключается в установлении аутентичности сведений, указанных в оригинале и на листах-копиях. К нотариусу может обратиться и представитель заинтересованного лица, но в последнем случае обязательно представление доверенности.
Заверение паспорта с главной страницей и пропиской
Поподробнее опишем процесс нотариального заверения паспорта гражданина РФ. Законодательство нашей страны разрешает нотариальным органам совершать заверение копий документов различного типа, в том числе – паспортов.
Стоит отметить, что очень долго, граждане нашей страны задавались вопросом – «Можно ли заверить паспорт со страницей, содержащей прописку?». Многие нотариальные конторы отказывались проводить такую процедуру. Они ссылались на то, что подобное заверение противоречит действующему законодательству. Правда, письмо Федеральной нотариальной палаты № 937 от 26.07.2006 закрыло данный вопрос. Законодательство не запрещает нотариальным органам проводить заверение ксерокопий паспортов, включая страницы, содержащие прописку и фото. Теперь большинство нотариальных органов не сможет отказать гражданам в предоставлении требуемых услуг.
Однако, письмо, составленное Федеральной нотариальной палатой, не является руководством для частных нотариальных фирм. Последние могут осуществлять свою деятельность основываясь исключительно на законе и правовых нормах.
Так, для получения заверенной копии, человеку необходимо пойти в нотариальную контору и предъявить ее сотрудникам оригинал паспорта. После оплаты услуг, по установленному тарифу, нотариус самостоятельно сделает ксерокопии страниц, подлежащих процедуре заверения. Таким образом, держателю паспорта необходимо только передать основной документ в руки нотариуса.
Стоит отметить, что процедуру заверения паспорта можно поручить доверенному лицу. Для этого, необходимо прописать в доверенности разрешение, на совершение подобных действий.
Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации
Бланки паспорта изготавливаются по единому для всей Российской Федерации образцу и оформляются на русском языке.
К бланкам паспорта, предназначенным для оформления в республиках, находящихся в составе Российской Федерации, могут изготавливаться вкладыши, имеющие изображение государственного герба республики и предусматривающие внесение на государственном языке (языках) этой республики сведений о личности гражданина. Форма вкладыша устанавливается органами исполнительной власти этих республик и Федеральной миграционной службой по согласованию с Геральдическим советом при президенте РФ.
- Основным документом, удостоверяющим личность лиц (граждан РФ), не достигших 14-летнего возраста, является свидетельство о рождении — свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния — факта рождения ребёнка.
- Свидетельство о рождении содержит следующие сведения: фамилию, имя, отчество, дату и место рождения ребенка; фамилию, имя, отчество, гражданство родителей (одного из родителей); дату составления и номер записи акта о рождении; место государственной регистрации рождения (наименование органа записи актов гражданского состояния); дату выдачи свидетельства о рождении.
- По желанию родителей в свидетельство о рождении может быть внесена запись о национальности родителей (одного из родителей).
Можно ли использовать ксерокопию паспорта в противоправных целях?
Распространено мнение, что документы представляют интерес для мошенников лишь в оригинале. Конечно, ксерокопия не столь ценна, как данные банковских карточек или доступ к счетам. Однако целенаправленный сбор личных данных ведётся повсеместно, высоко ценятся «сканы» документов.
Ксерокопия паспорта тоже годится для различных противоправных целей:
- мошеннический сбор средств якобы на лечение или благотворительность (документ демонстрируют в социальных сетях и на сайтах, чтобы повысить убедительность объявления);
- создание «дропа» (кошелька или счёта в платёжной системе, используемого для «отмывания» денег);
- мошенничество при аренде недвижимости (скан используется аферистами при сборе предоплаты, а порой для анонимного съёма квартиры или комнаты).
Внимание! Особую опасность для гражданина представляет передача третьему лицу ксерокопии своего паспорта и сим-карты, оформленной на него же. Такой пакет достаточен для создания удалённым способом фейковых учётных записей в платёжных системах. Они, в свою очередь, могут использоваться для нелегальных расчётов, перевода средств.
Защититься от возможных проблем нетрудно:
- никому и никогда не пересылайте сканы своих документов, особенно – паспорта;
- не соглашайтесь на предложения оформить сим-карту, и уж тем более – взять кредит на своё имя;
- при утере (краже) без отлагательства обратитесь в отдел по вопросам миграции (бывшая ФМС) за оформлением нового паспорта, старый при этом станет недействительным.
С какой целью снимается копия с паспорта гражданина
С точки зрения законодательства, снятие копии с паспорта оправдано во время:
- оформления займа или создания расчетных счетов в банковских организациях — финансовые компании обязуются идентифицировать клиентов по норме Федерального Закона №115 «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
- получения налоговых вычетов и льгот в Федеральной налоговой службе;
- обращения в росреестр или другую государственную инстанцию для регистрации прав собственности — пункт 12 статьи 18 Федерального Закона №218 от 13.07.2015 г;
- участия в торгах на электронных площадках — статья 51, 88 Федерального Закона № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг;
- оформления визы в посольстве и консульстве;
- обращения в суд с целью защиты собственных интересов.
Когда заверение не требуется
Означенными процедурами и юрлицами возможные варианты не исчерпываются. Фактически потребовать заверенную копию может любая организация или лицо. Однако представить ее заявитель обязан лишь при условии наличия на то соответствующей правовой нормы. В большинстве же возможных ситуаций необходимость заверения законодательством не предусмотрена.
В частности, заверение копии не потребуется при (условие – наличие на руках оригинала документа):
- Поступлении в вуз;
- Трудоустройстве;
- Прикреплении к поликлинике (и/или получении медпомощи);
- Подаче судебного иска;
- Оформлении ребенка в детский сад и/или школу;
- Пенсии (и иных подобных выплат).
Имеет ли срок действия нотариально заверенная копия документа
Если отпечатки пальцев сдавались ранее: — один из членов семьи с документами, подтверждающими родство: родители на детей, совершеннолетние дети на родителей по свидетельству о рождении детей (оригинал+копия), на супруга/супругу — свидетельство о браке (оригинал+копия); — если заявитель проживает за пределами Москвы и Московской области, документы может подавать как сам заявитель, так и его доверенное лицо, действующее по нотариальной доверенности.
Точный список документов, которые необходимо предоставить в бюро КампюсФранс, вы можете найти в Справочниках по заполнению досье (если вы подаёте документы в подключённые вузы) или на сайтах выбранных вами вузов (если вы подаёте документы в не подключённые к процедуре КампюсФранс вузы). Для перевода (свидетельства о рождении, дипломов и т.п.) следует обратиться в любое большое бюро переводов вашего города: следует попросить сделать нотариально заверенную копию самого документа и скрепить её вместе с нотариально заверенным переводом.
Порядок оформления у нотариуса
В момент обращения к нотариусу за засвидетельствованием верности копии паспорта при себе достаточно иметь оригинал для подтверждения действительности всех данных и непосредственно копию. Никаких дополнительных подготовительных действий или пакета документов не потребуется.
Сколько действительна нотариально заверенная копия паспорта? Законодательно такой срок не установлен. Очевидно, что он может быть ограничен только периодом действительности самого документа. Если он был заменен, восстановлен после утраты, кражи, в него вносились изменения или новые сведения, то копия становится недействительной.
При обращении в нотариальную контору следует заранее уточнить, сколько стоит заверенная копия паспорта у нотариуса. Точная стоимость может варьироваться в зависимости от региона страны и прейскуранта конкретного лица, специально уполномоченного на совершение нотариальных действий. Однако она обойдется в подавляющем большинстве случаев до 1000 р. Нотариус возьмет не более 100 р. за каждую страницу, а также плату за дополнительные услуги, если они требуются отдельно.
Сколько стоит нотариальный перевод паспорта? Здесь также сложно назвать однозначно определенную сумму, однако за заверение придется потратить как минимум 100 р/стр. Услуги переводчика и технические работы оплачиваются отдельно.
Срок действия заверенных копий документов
Следует иметь в виду, что, предъявляемые нотариусам для свидетельствования верности копий, весьма разнообразны, поэтому рассматриваемое нотариальное действие лишь на первый взгляд представляется несложным.
Это основные направления, где могут потребовать заверить ксерокопию паспорта. Но многих граждан интересует вопрос: «Можно ли давать копию паспорта посторонним людям?».
Сколько действительны нотариально заверенные копии уставных документов? Выберите удобный для Вас спрособ оплаты: Банковская карта (12 грн) Для присвоения вопросу статуса отправьте SMS с текстом 91505+19466 на номер 3161 – стоимость 12,5 грн с учетом НДС. По доверенности заверить копию документов можно только в том случае, если все требования закона будут соблюдены так же, как если бы они соблюдались в отношении доверителя.
Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.Как правило, копии документов заверяются у нотариуса.
Это нужно, если: Вы планируете оформить кредит у кредитной организации. Если вы решили получить ипотеку. Когда человек регистрируется как частный предприниматель. Если вы получаете недвижимость в качестве собственности.